Що таке NIP – Що означає, як його отримати, як перевірити NIP компанії контрагента

NIP – це податковий ідентифікатор, за яким податкова служба в Польщі розпізнає людину або компанію. Це номер, з яким ви існуєте в системі податків: подаєте декларації, виставляєте рахунки, спілкуєтеся з urząd skarbowy.

Розшифровка та структура: Що означають 10 цифр податкової ідентифікації

Номер NIP складається з 10 цифр. Це не випадкова комбінація, а технічно вивірена структура.

Джерело: https://www.poradnikzwiazkowca.pl/co-trzeba-wiedziec-o-numerze-nip/

NIP присвоюється один раз і використовується постійно. Він не змінюється при зміні адреси або форми діяльності.

Головна відмінність NIP від PESEL: Кому і який номер використовувати для податків?

Різниця між NIP і PESEL стає зрозумілою, якщо дивитися на практику, а не на формальні визначення.

Порівняльна таблиця: PESEL проти NIP

Порівняльна таблиця: PESEL проти NIP

З 2011 року в Польщі діє правило, за яким звичайним найманим працівникам NIP не потрібен. Для них PESEL повністю замінює податковий ідентифікатор. Це закріплено в Законі про принципи ідентифікації платників податків і платників внесків.

Кому обов’язково потрібно отримувати NIP? Розбір ситуацій для бізнесу

NIP потрібен тим, хто веде або збирається вести бізнес. Нижче наведено найчастіші та найзрозуміліші ситуації.

Індивідуальні підприємці (JDG) та юридичні особи (Sp. z o.o.)

Платники VAT (ПДВ) та внесків ZUS

Тут часто виникає плутанина, тому розкладемо все по поличках.

Іноземці без PESEL: рідкісні випадки, коли NIP все ще потрібен фізичній особі

Так, потрібен — але не всім і не часто. NIP можуть вимагати, якщо іноземець:

• не має PESEL,
• і при цьому повинен взаємодіяти з податковою системою Польщі.

Приклади:

• іноземець отримує дохід у Польщі (оренда, договори, разові виплати), але не проживає постійно і не оформляв PESEL;
• людина зобов’язана подати податкову декларацію, а ідентифікувати її через PESEL неможливо;
• рідкісні перехідні ситуації (старі реєстрації, зміна статусу, робота до отримання PESEL).

У таких випадках NIP виступає як заміна PESEL для податків, а не як бізнес-інструмент.

Як перевірити NIP і статус платника VAT (Білий список)

Білий список (Biała lista podatników VAT): як перевірити контрагента

Biała lista podatników VAT — це офіційний реєстр платників ПДВ, який веде податкова служба. Через нього перевіряють дві речі: чи зареєстрований контрагент як платник VAT і який банківський рахунок він офіційно використовує.

Що можна дізнатися з білого списку:

• чи діючий статус VAT (активний, звільнений, викреслений);
• номер NIP;
• зареєстровані банківські рахунки;
• назва фірми та адреса.

Перевірка особливо важлива перед оплатою рахунку. Якщо перерахувати гроші на рахунок, якого немає в білому списку, у податкової можуть виникнути питання, а в окремих випадках витрати не визнаються.

Офіційний портал: https://podatki-arch.mf.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/

Портал CEIDG і KRS: перевірка активності фірми за номером NIP

Якщо потрібно зрозуміти, чи існує фірма взагалі і чи працює вона зараз, використовують два реєстри.

Спосіб №1: Автоматичне отримання NIP при відкритті ІП (JDG)

Якщо ви відкриваєте JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) і у вас ще немає NIP, тоді він присвоюється автоматично. Нічого окремо запитувати, бігати по інстанціях або писати додаткові заяви не потрібно.

Принцип «Єдине вікно»: заява CEIDG-1

Вся логіка зав’язана на одному документі — CEIDG-1. Цю заяву ви подаєте:

• онлайн через biznes.gov.pl,
• в ужонді гміни,
• або через довірену особу.

CEIDG-1 відразу виконує кілька функцій: реєструє JDG в CEIDG, передає дані в податкову (Urząd Skarbowy), реєструє вас в ZUS, і, за необхідності, ініціює присвоєння NIP.

Що таке NIP-UE (європейський NIP) і коли треба ставити галочку при реєстрації?

NIP-UE — це той самий NIP, але з префіксом PL на початку. Він потрібен для розрахунків із компаніями з інших країн ЄС.

Приклад: звичайний NIP: 1234567890 → NIP-UE: PL1234567890

Цей номер використовується при:

• купівлі послуг у компаній з ЄС (наприклад, реклама, хостинг, софт),
• продажу послуг клієнтам з інших країн ЄС,
• внутрішньосоюзних операціях, де застосовується зворотний ПДВ (reverse charge).

Коли дійсно потрібно відзначати NIP-UE при реєстрації?

Ставити галочку має сенс, якщо ви плануєте працювати з ЄС, наприклад:

• отримувати рахунки від Google, Meta, Amazon, Stripe,
• надавати послуги клієнтам з Німеччини, Чехії, Франції тощо,
• працювати як фрилансер на європейських замовників.

Якщо ж ви працюєте тільки всередині Польщі і не плануєте жодних операцій з ЄС, NIP-UE завжди можна активувати пізніше окремою заявою — це звичайна практика.

Спосіб №2: Отримання NIP фізичною особою через форму NIP-7

Цей спосіб зараз використовується набагато рідше, але повністю не зник. У практиці він спливає саме тоді, коли стандартна схема через CEIDG не підходить.

У яких випадках подається саме форма NIP-7?

Форма NIP-7 подається, коли NIP потрібен фізичній особі, але людина не реєструє бізнес. Найчастіше це такі ситуації:

• у людини немає PESEL, але є податкові зобов’язання в Польщі;
• іноземець отримує дохід у Польщі (наприклад, за цивільно-правовим договором), а податкова просить саме NIP;
• потрібно врегулювати старі податкові питання, відкриті до введення правила «PESEL замість NIP»;
• рідкісні випадки спадкових, майнових або міжнародних розрахунків, де PESEL не застосовується.

Необхідні документи:

• заповнена форма NIP-7;
• документ, що посвідчує особу (паспорт або карта побиту);
• документ, що підтверджує підставу для отримання NIP (договір, лист з уженду, податкова вимога — якщо є).

Як подати заяву NIP-7 (три робочі варіанти):

1. Особисто в податковій (Urząd Skarbowy). Найнадійніший спосіб, якщо ситуація нестандартна. Можна відразу поставити запитання й уточнити, чи дійсно NIP потрібен.
2. Поштою. Відправляється в податкову за місцем проживання. Мінус — немає зворотного зв’язку, якщо виникнуть питання по заяві.
3. Через представника за довіреністю. Використовується, коли людина не перебуває в Польщі або не може прийти особисто.

Інструкція щодо заповнення NIP-7: складні поля

Нижче розбираємо ті розділи, де найчастіше припускаються помилок — саме їх потім повертають «на виправлення».

Ціна і терміни: Скільки коштує і як довго чекати на NIP?

Вартість послуги

Саме присвоєння NIP безкоштовне. Якщо ви робите все самостійно — це нуль злотих, крім вашого часу.

Платно це стає тільки в одному випадку: якщо ви доручаєте оформлення посереднику (бухгалтеру, консультанту, юристу). Тоді ви платите за супровід, а не за сам номер. Ціна залежить від регіону та обсягу допомоги: десь просто перевіряють форму, десь подають за вас і відстежують результат.

Скільки чекати на рішення податкової? (за законом і на практиці)

За законом податкова повинна присвоїти NIP без затримок, відразу після коректної ідентифікації платника податків. Формального довгого терміну очікування тут немає.

На практиці зазвичай виходить так:

• 1-3 робочих дні — якщо заяву подано електронно або особисто;
• іноді номер з’являється в системі вже наступного дня;
• довше буває тільки якщо: допущена помилка у формі, вказані суперечливі дані, податкова запросила уточнення.

Важливо розуміти: якщо дані коректні, ніхто «розглядати» заяву тижнями не буде.

Як видається підтвердження: паперовий лист чи електронний документ?

Зазвичай відбувається так: NIP присвоюється автоматично і з’являється в базі податкової.

Якщо заяву подано:

• онлайн — підтвердження приходить в електронний кабінет (або у вигляді офіційного листа);
• особисто або поштою — може прийти паперове повідомлення, але не завжди.

На практиці найчастіше NIP просто перевіряють у реєстрі або бачать його у відповіді від уженду, без окремого документа.

Часті проблеми та запитання (FAQ)

Розберемо найбільш типові ситуації, з якими регулярно стикаються на практиці.