Апостиль – що це таке та апостилювання документів в Україні: терміни й вартість

Апостилювання відіграє ключову роль у визнанні українських документів за кордоном. У цій статті ми детально розглянемо, що таке апостиль, як він працює в Україні та за кордоном, а також особливості його оформлення, включно з термінами та вартістю процедури.

Що таке апостиль документів: як виглядає та на які документи ставиться

Апостиль документів – це міжнародно визнана форма легалізації офіційних документів, яка використовується між країнами-учасницями Гаазької конвенції 1961 року. Ця конвенція спрощує процедуру міжнародного визнання документів шляхом нанесення спеціального штампу або печатки – апостилю. Апостиль засвідчує справжність підпису, статус особи, яка підписала документ, а також достовірність печатки чи штампу, що на ньому проставлені. Апостиль може бути проставлений як безпосередньо на самому документі (на вільному від тексту місці або на зворотному боці), так і на окремому аркуші, який скріплюється з документом.

Перегляньте подібні:
Шаблон CV (резюме) польською мовою для вдалого пошуку роботи

Процедура апостилювання дозволяє використовувати українські документи за кордоном без додаткової легалізації в консульських установах. Тобто, звертаючись за кордоном до якихось офіційних установ, ви можете надавати апостильовані українські документи. При цьому варто мати на увазі, що поставити апостиль на українські офіційні документи ви зможете тільки на території України – це не вдасться зробити в українських посольствах чи консульствах в Польщі або ще десь за кордоном. У Польщі ви зможете поставити апостиль виключно на польські документи.

На які документи ставиться апостиль?

Апостиль зазвичай проставляється на приватних і юридичних документах, отриманих від судової влади, органів прокуратури та юстиції, на адміністративних свідоцтвах, документах про освіту й громадянський стан, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану (РАЦС) тощо. Пропонуємо детальний перелік документів, які обов’язково підлягають апостилюванню.

Судові документи

• Рішення судів.
• Ухвали.
• Постанови.

Документи про громадянський стан

• Свідоцтва про народження/усиновлення.
• Свідоцтва про шлюб.
• Свідоцтва про розлучення;
• Свідоцтва про зміну імені.

Пропонуємо долучитися до нашого Telegram-каналу, до нашої сторінки у Facebook, а також до Instagram. Це допоможе вам завжди залишатися в курсі головних новин та найактуальніших подій.

Нотаріально засвідчені документи

• Довіреності.
• Угоди.
• Заяви.

Юридичні документи, пов’язані з діяльністю компаній та організацій

• Установчі документи.
• Статути.
• Договори.

Документи, пов’язані з освітою

• Атестати про повну загальну середню освіту.
• Дипломи про вищу освіту.
• Свідоцтва про отримання певних кваліфікацій або участь у навчальних програмах.

Зверніть увагу, що у випадку з дипломом про освіту апостиль, хоча й засвідчує документ, але не надає права на його безперешкодне використання. Для цього за кордоном, у тому числі в Польщі часто вимагається додаткова процедура – нострифікація диплому, обов’язкова для медичних працівників, представників галузі освіти тощо.

Для яких документів апостиль не потрібен?

Утім, не всі документи потребують проставлення апостиля. Зокрема, апостиль не проставляється на таких документах:

• Паспортні документи: оригінали паспортів, військові квитки, трудові книжки, дозволи на носіння зброї, технічні паспорти транспортних засобів, посвідчення особи.
• Нормативно-правові акти: оригінали та копії законодавчих та нормативних документів, роз’яснення та правові висновки щодо їх застосування, документи, що мають характер листування.

При цьому варто мати на увазі, що існують винятки, коли такі документи можуть бути прийняті для апостилювання – але виключно у вигляді копій або фотокопій, які засвідчені у нотаріальному порядку.

Також важливо зазначити, що апостиль не може бути проставлений, якщо документ призначений для використання в країні, що не є учасницею Гаазької конвенції, або якщо в документі виявлено ознаки підробки, незастережені виправлення, він написаний олівцем, отриманий через факс або якщо компетентний орган не має повноважень чи зразків для перевірки документа.

Що треба знати про апостиль на документи в інших країнах

Апостиль на сьогодні визнається в 112 країнах світу. При цьому процес взаємного визнання апостиля відрізняється у різних країнах та залежить від двосторонніх або багатосторонніх міжнародних угод. Тож існують різні вимоги до апостилювання в залежності від країни.

Країни, які визнають просте апостилювання

Просте апостилювання передбачає звичайне проставлення одного апостилю. До країн, які вимагають документи з простим апостилюванням відносяться:

Австралія, Австрія, Албанія, Андорра, Антигуа та Барбуда, Аргентина, Багами, Барбадос, Бахрейн, Беліз, Бельгія, Боснія та Герцеговина, Ботсвана, Бразилія, Бруней, Бурунді, Вануату, Венесуела, Гондурас, Гренада, Греція, Данія, Домініка, Домініканська Республіка, Еквадор, Ель-Сальвадор, Естонія, Ізраїль, Індія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Кабо-Верде, Китайська Народна Республіка, Кіпр, Колумбія, Коста-Ріка, Латвія, Лесото, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Малаві, Мальта, Марокко, Маршаллові острови, Мексика, Монако, Намібія, Нідерланди, Нікарагуа, Нова Зеландія, Норвегія, Оман, Острови Кука, Панама, ПАР (Південно-Африканська Республіка), Парагвай, Перу, Польща, Португалія, Республіка Корея, Румунія, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе і Принсіпі, Свазіленд, Сейшельські острови, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кітс і Невіс, Сент-Люсія, Сербія, Словаччина, Словенія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії, Сполучені Штати Америки, Суринам, Тонга, Тринідад і Тобаго, Туреччина, Угорщина, Україна, Уругвай, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чехія, Чилі, Чорногорія, Швейцарія, Швеція, Японія.

Країни, які вимагають подвійне апостилювання

Деякі країни вимагають подвійне апостилювання, коли потрібен апостиль та завірений переклад документа, який, у свою чергу, також потрібно апостилювати. До таких країн належать:

Австрія, США, Іспанія, Фінляндія, Великобританія, Португалія, Італія, Швеція, Данія, Люксембург, Франція, Греція, Бельгія, Саудівська Аравія, Перу, Німеччина, Норвегія, Ізраїль, ПАР, Південна Корея, Нідерланди, Республіка Індія, Швейцарія, Туреччина.

При цьому варто звернути увагу, що деякі з цих країн можуть прийняти документи не тільки з подвійним апостилюванням, але й з консульським підтвердженням.

Країни, у яких потрібне апостилювання з консульським підтвердженням

Іспанія, Італія, Франція – у цих країнах необхідно надати або подвійний апостиль, або апостиль та завірений переклад документа, який легалізується за допомогою консульської печатки.

Консульська легалізація документів вимагається між країнами, які не підписали Гаазьку конвенцію (Арабські Емірати, Канада, Лівія, Єгипет, Катар, Китай, Кувейт, Йорданія, Ліван, В’єтнам, Шрі-Ланка і деякі інші країни). Ця процедура складається з чотирьох основних кроків:

1. Засвідчення документа та його перекладу в нотаріуса.
2. Підтвердження документа при міністерстві в державного нотаріуса.
3. Підтвердження в профільному міністерстві.
4. Підтвердження в консульській установі держави, у якій ви плануєте надавати документ.

Хто ставить апостиль в Україні

Апостиль в Україні ставиться різними державними органами залежно від виду документа. З 1 січня 2023 року частина документів, які раніше апостилювало Міністерство закордонних справ, тепер засвідчується Міністерством внутрішніх справ, Державною міграційною службою та Державною податковою службою. Ось як розподіляються повноваження:

• Міністерство внутрішніх справ – апостиль на документах, що видаються МВС та його територіальними органами, крім документів, пов’язаних з освітою та наукою.
• Міністерство освіти та науки – апостиль на документах, пов’язаних з освітою та наукою.
• Міністерство юстиції – апостиль на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань; на документах, оформлених державними чи нотаріусами України.
• Державна міграційна служба – апостиль на документах, що видаються цією службою, і її територіальними підрозділами, що стосуються міграції.
• Державна податкова служба – апостиль на документах, що видаються цією службою та її територіальними органами.
• Міністерство закордонних справ – апостиль на інших видах документів, які не входять до компетенції вищевказаних міністерств та служб.

Побачити більше: Фріланс та віддалена робота в Польщі для українців

Існують також численні посередницькі агенції, які пропонують послуги з апостилювання документів. Це насправді може пришвидшити процедуру, але варто звертатися лише до тих юридичних фірм, про які є позитивні відгуки або які підтверджені досвідом ваших знайомих, інакше можна натрапити на якусь шахрайську схему. І це досить небезпечно, адже ви ризикуєте не лише втратити гроші, але й загубити документи, адже посередникам для оформлення апостилю знадобляться оригінали. Тож варто, принаймні спочатку, спробувати зробити апостиль самостійно. Нижче надаємо покрокову інструкцію, як це правильно зробити.

Як зробити апостиль: покроковий алгоритм

Оформлення апостиля на документи в Україні включає кілька ключових кроків:

1. Підготовка до подання документів. Спершу треба визначити:

• чи необхідний апостиль для вашого документа взагалі;
• чи потрібно апостилювати оригінал документа чи його копію;
• який тип апостилювання необхідний: стандартний, подвійний, чи з консульським підтвердженням.

Якщо потрібен переклад, його необхідно здійснити через перекладача (скористатися послугами присяжного перекладача в Польщі). Документи, що були видані на бланках, які вже не відповідають чинним стандартам, потрібно замінити на дублікати на актуальних бланках, відповідно до сучасного законодавства, і вже ставити апостиль на ці дублікати. Визначте, яка установа відповідає за апостилювання вашого типу документа.

2. Збір пакету документів. Для проставлення апостилю необхідно підготувати відповідні документи:

• заяву особи на проставлення апостилю;
• оригінал документу, який підлягає апостилюванню/копію документу, засвідчену в установленому порядку;
• документ про оплату послуги з проставлення апостилю (оплата за апостилювання здійснюється відповідно до встановлених тарифів, яку можна сплатити безпосередньо у відділенні банку або використовуючи інші доступні способи оплати).

3. Подання документів. Зібравши усі необхідні документи, їх можна подати особисто в обраній установі або відправити поштою чи кур’єрською службою. Зверніть увагу, що для проставлення апостилю на документи не завжди обов’язково їхати до Києва:

• Міністерство юстиції делегувало повноваження декотрим місцевим відділенням РАГСів, тож за потреби варто дізнатися про найближчу установу, яка може надати послугу апостилювання;
• Міносвіти реалізує апостилювання документів через Інформаційно-іміджевий центр, і в межах цієї платної послуги деякі документи можна підтвердити через кур’єра.

Строки й терміни апостилювання в Україні

Стандартний термін розгляду заяви для проставлення апостиля в Україні становить до 5 робочих днів згідно з Постановою Кабінету Міністрів України. Це означає, що у більшості випадків документи будуть оброблені протягом тижня. У випадку необхідності додаткової перевірки або уточнення інформації, цей термін може бути продовжений до 20 робочих днів. Заявнику буде повідомлено про можливе збільшення термінів обробки документів. Важливо зазначити, що в деяких випадках, особливо в Міністерстві закордонних справ, апостилювання може бути здійснено значно швидше, навіть впродовж одного дня. Однак це не гарантія, і терміни можуть бути продовжені в залежності від завантаженості відділу.

Стосовно вартості апостилювання, вона залежить від категорії заявника. Для фізичних осіб вартість становить 51 гривню (три неоподатковуваних мінімуми громадян), для юридичних осіб — 85 гривень (5 неоподатковуваних мінімумів). Важливо врахувати, що для певних категорій громадян, таких як інваліди 1 або 2 групи або дітей-сиріт, послуга може бути надана безкоштовно.