Apostille w Polsce i w Ukrainie: praktyczny przewodnik

Każdego roku coraz więcej Ukraińców wybiera Polskę na studia, do pracy lub na nowy etap swojego życia. Legalizacja dokumentów pozostaje jednym z pierwszych wyzwań na tej drodze. W tym artykule powiemy Państwu, jak uzyskać apostille w Ukrainie i Polsce, dlaczego jest to ważne i jak uniknąć kłopotów w tym procesie.

Co to jest apostille i dlaczego jest potrzebne?

Apostille to oficjalna pieczęć, która potwierdza autentyczność dokumentu sporządzonego w jednym kraju do użytku w innym. Mechanizm ten opiera się na konwencji haskiej, którą podpisało ponad 100 krajów, w tym Polska i Ukraina.

Na przykład, apostille będzie potrzebny, jeśli:

• przedkładają Państwo ukraiński dyplom polskiej uczelni;
• przygotowują Państwo akt małżeństwa dla władz lokalnych;
• planują Państwo ubiegać się o pracę wymagającą potwierdzenia kwalifikacji.

Apostille sprawia, że dokument jest „zrozumiały” i legalny do wykorzystania w oficjalnych instytucjach innego kraju.

Zobacz podobne:
Oferujemy wzór CV do skutecznego ubiegania się o pracę w Polsce

Jak uzyskać apostille w Polsce i na Ukrainie?

Wszystko zależy od tego, gdzie dokument został wydany.

Source: Vista Create

Apostille dla ukraińskich dokumentów

Apostille na dokumenty ukraińskie jest umieszczane tylko w Ukrainie. Jeśli przebywają Państwo w Polsce, istnieją dwie możliwości:

• za pośrednictwem konsulatów Ukrainy w Polsce. Składa się dokumenty w konsulacie, a on przesyła je do Ukrainy w celu otrzymania apostille;
• przez pośredników. W Polsce istnieją agencje, które zajmują się tym procesem, ale ich usługi mogą być droższe niż w Ukrainie.

Apostille na polskich dokumentach

Polskie dokumenty są apostille w lokalnych instytucjach:

• dokumenty edukacyjne i sądowe – w Ministerstwie Spraw Zagranicznych RP;
• akty lokalne (urodzenia, małżeństwa itp.) – w urzędach wojewódzkich.

Jakie dokumenty najczęściej wymagają apostille?

Apostille jest najczęściej wymagane dla następujących dokumentów

• dokumenty edukacyjne: dyplomy, świadectwa, suplementy do nich, w tym dyplomy uczelni medycznych;
• dokumenty z urzędu stanu cywilnego: akty urodzenia, małżeństwa, rozwodu lub zgonu;
• dokumenty notarialne: pełnomocnictwa, wnioski, świadectwa własności;
• orzeczenia sądowe: np. orzeczenia o rozwodzie lub opiece nad dzieckiem.

Przed złożeniem wniosku proszę upewnić się, że dokument został prawidłowo sporządzony. Nawet niewielki błąd może prowadzić do odmowy.

Source: Vista Create

Ile kosztuje apostille w Ukrainie?

Apostille w ukraińskich instytucjach

Apostille dla dokumentów wydanych w Ukrainie można uzyskać w odpowiednich ministerstwach. Średnie ceny za 2025 rok :

1. Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy: apostille dokumentów związanych ze sprawami notarialnymi i sądowymi kosztuje około 300-500 UAH za dokument.
2. Ministerstwo Edukacji i Nauki Ukrainy: usługa apostille dla dokumentów edukacyjnych (świadectwa, dyplomy, suplementy) również kosztuje 300-500 UAH.

Apostille za pośrednictwem Konsulatu Ukrainy w Polsce

Jeśli przebywają Państwo w Polsce, mogą Państwo ubiegać się o apostille za pośrednictwem ukraińskich konsulatów. W tym przypadku konsulat wysyła dokumenty do Ukrainy w celu dokonania apostille. Koszt tej usługi wynosi około 50 euro, co obejmuje opłatę konsularną i logistykę. Jest to wygodne rozwiązanie dla osób, które nie mogą złożyć dokumentów osobiście w Ukrainie, ale jest to droższa opcja.

Ile kosztuje apostille w Polsce?

Koszt apostille w polskich instytucjach państwowych

W Polsce dokumenty są apostille w oficjalnych instytucjach, takich jak urzędy wojewódzkie lub Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Cena zależy od rodzaju dokumentu.

Dołącz do naszego kanału Telegram, naszej strony na Facebooku i Instagramie. Dzięki temu będziesz na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i wydarzeniami.

Standardowa cena za apostille jednego dokumentu wynosi 60-120 zł. Przetwarzanie dokumentów za pośrednictwem oficjalnych organów gwarantuje bezpieczeństwo i poprawność procedury.

Source: Vista Create

Dodatkowe koszty: tłumaczenie i poświadczenie notarialne

W wielu przypadkach dokument apostille musi zostać przetłumaczony lub poświadczony notarialnie, zwłaszcza jeśli będzie wykorzystywany w sprawach międzynarodowych:

• koszt tłumaczenia wynosi około 50-100 zł za stronę;
• notarialne zaświadczenie będzie kosztować dodatkowo, w zależności od ilości dokumentów.

Całkowity koszt zależy od liczby dokumentów i zapotrzebowania na dodatkowe usługi, dlatego ważne jest, aby obliczyć budżet z wyprzedzeniem.

Jak długo trwa uzyskanie apostille?

Warunki również różnią się w zależności od kraju:

• w Ukrainie standardowa procedura uzyskania apostille trwa 5-10 dni roboczych, ale istnieje możliwość przyspieszonego przetwarzania za dodatkową opłatą;
• w Polsce procedura apostille trwa od 3 do 7 dni roboczych, ale w okresach wzmożonego zapotrzebowania (na przykład przed rozpoczęciem roku szkolnego) możliwe są opóźnienia.

Aby uniknąć stresu, proszę zaplanować apostille z wyprzedzeniem.

Source: Vista Create

Jak uniknąć problemów przy sporządzaniu apostille?

1. Sprawdzić dokument przed jego wysłaniem. Poprawienie błędów wymaga czasu i może opóźnić proces.
2. Korzystać z oficjalnych kanałów. Proszę kontaktować się z konsulatami lub renomowanymi instytucjami, aby uniknąć oszustw.
3. Obliczyć ramy czasowe. Jeśli pilnie potrzebują Państwo apostille, proszę dowiedzieć się o możliwość przyspieszenia procedury.
4. Proszę nie zapominać o tłumaczeniu. W wielu przypadkach dokument opatrzony apostille musi zostać przetłumaczony przez oficjalnego tłumacza przysięgłego.

Apostille to nie tylko pieczątka, ale klucz do legalizacji dokumentów za granicą. Dzięki niemu Ukraińcy mogą łatwo zintegrować się z polskim społeczeństwem: studiować, pracować czy rozwiązywać kwestie prawne.

Zobacz też: Freelance i praca zdalna w Polsce dla Ukraińców

W 2025 r. apostille pozostanie ważnym procesem, ale odpowiednie przygotowanie sprawi, że będzie on szybki i łatwy. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania, prosimy o kontakt z oficjalnymi instytucjami – pomogą one uniknąć błędów i niepotrzebnych wydatków.