Apostille – co to jest i apostille dokumentów na Ukrainie: warunki i koszty

Apostille odgrywa kluczową rolę w uznawaniu ukraińskich dokumentów za granicą. W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo, czym jest apostille, jak działa na Ukrainie i za granicą, a także osobliwościom jej rejestracji, w tym warunkom i kosztom procedury.

Czym jest apostille dokumentów: jak wygląda i na jakich dokumentach jest umieszczana

Apostille dokumentów to uznawana na całym świecie forma legalizacji dokumentów urzędowych, która jest stosowana między państwami członkowskimi Konwencji Haskiej z 1961 roku. Konwencja ta upraszcza procedurę międzynarodowego uznawania dokumentów poprzez zastosowanie specjalnej pieczęci lub stempla – apostille. Apostille poświadcza autentyczność podpisu, status osoby, która podpisała dokument oraz autentyczność pieczęci lub stempla umieszczonego na dokumencie. Apostille może być umieszczone zarówno bezpośrednio na samym dokumencie (w miejscu wolnym od tekstu lub na odwrocie), jak i na osobnym arkuszu, który jest zszywany z dokumentem.

Zobacz podobne:
Oferujemy wzór CV do skutecznego ubiegania się o pracę w Polsce

Procedura apostilizacji pozwala na korzystanie z ukraińskich dokumentów za granicą bez dodatkowej legalizacji w urzędach konsularnych. Oznacza to, że składając wniosek za granicą do niektórych oficjalnych instytucji, można przedstawić ukraińskie dokumenty opatrzone apostille. Należy pamiętać, że apostille na ukraińskich dokumentach urzędowych można umieścić tylko na terytorium Ukrainy – nie będzie można tego zrobić w ukraińskich ambasadach lub konsulatach w Polsce lub gdzie indziej za granicą. W Polsce apostille będzie można umieścić tylko na polskich dokumentach.

Jakie dokumenty są opatrywane apostille?

Apostille jest zwykle umieszczane na dokumentach prywatnych i prawnych otrzymanych od sądownictwa, prokuratury i wymiaru sprawiedliwości, zaświadczeniach administracyjnych, dokumentach edukacyjnych i aktach stanu cywilnego wydanych przez organy rejestracji stanu cywilnego (RACS) itp. Oferujemy szczegółową listę dokumentów, które obowiązkowo podlegają apostilizacji:

Dokumenty sądowe

• Wyroki sądowe.
• Uchwały.

Dokumenty dotyczące stanu cywilnego

• Akty urodzenia/adopcji.
• Akty małżeństwa.
• Akty rozwodu;
• Zaświadczenia o zmianie nazwiska.

Zapraszamy do dołączenia do naszego kanału Telegram, naszej strony na Facebooku i Instagramie. Dzięki temu będziesz na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i wydarzeniami.

Dokumenty poświadczone notarialnie

• Pełnomocnictwa.
• Umowy.
• Oświadczenia.

Dokumenty prawne związane z działalnością spółek i organizacji

• Dokumenty założycielskie.
• Umowa spółki.
• Umowy.

Dokumenty związane z edukacją

• Świadectwa pełnego wykształcenia średniego ogólnego.
• Dyplomy ukończenia studiów wyższych.
• Świadectwa określonych kwalifikacji lub uczestnictwa w programach szkoleniowych.

Należy pamiętać, że w przypadku dyplomów ukończenia edukacji, choć apostille poświadcza dokument, nie daje prawa do swobodnego posługiwania się nim. W tym celu za granicą, w tym w Polsce, często wymagana jest dodatkowa procedura – nostryfikacja dyplomu, która jest obowiązkowa dla przedstawicieli zawodów medycznych, przedstawicieli sektora edukacji itp.

Które dokumenty nie wymagają apostille?

Jednak nie wszystkie dokumenty wymagają apostille. W szczególności następujące dokumenty nie wymagają apostille:

• Dokumenty paszportowe: oryginalne paszporty, bilety wojskowe, książeczki pracy, pozwolenia na noszenie broni, paszporty techniczne pojazdów, dowody osobiste.
• Regulacyjne akty prawne: oryginały i kopie dokumentów legislacyjnych i regulacyjnych, wyjaśnienia i opinie prawne dotyczące ich stosowania, dokumenty mające charakter korespondencji.

Należy pamiętać, że istnieją wyjątki, w których takie dokumenty mogą zostać przyjęte do apostilizacji, ale tylko w formie poświadczonych notarialnie kopii lub kserokopii.
Ważne jest również, aby pamiętać, że apostille nie można umieścić, jeśli dokument jest przeznaczony do użytku w kraju, który nie jest stroną Konwencji Haskiej, lub jeśli dokument wykazuje oznaki fałszerstwa, nieokreślone poprawki, jest napisany ołówkiem, został otrzymany faksem lub jeśli właściwy organ nie ma uprawnień lub próbek do weryfikacji dokumentu.

Co należy wiedzieć o apostille dla dokumentów w innych krajach?

Obecnie apostille jest uznawane w 112 krajach świata. Jednak proces wzajemnego uznawania apostille różni się w zależności od kraju i zależy od dwustronnych lub wielostronnych umów międzynarodowych. W związku z tym istnieją różne wymagania dotyczące apostilizacji w zależności od kraju.

Kraje, które uznają proste apostille

Prosta apostilizacja obejmuje zwykłe umieszczenie pojedynczej apostille. Kraje, które wymagają dokumentów z prostą apostille to między innymi:
Albania, Andora, Antigua i Barbuda, Argentyna, Australia, Austria, Bahamy, Bahrajn, Barbados, Belize, Belgia, Bośnia i Hercegowina, Botswana, Brazylia, Brunei, Burundi, Ekwador, Dania, Dominika, Dominikana, Ekwador, Salwador, Grecja, Grenada, Honduras, Grecja, Dominikana, Salwador, Vanuatu, Wenezuela, Kolumbia, Kostaryka, Cypr, Chińska Republika Ludowa, Estonia, Islandia, Indie, Irlandia, Izrael, Włochy, Łotwa, Lesotho, Litwa, Liberia, Liechtenstein, Luksemburg, Malawi, Malta, Wyspy Marshalla, Mauritius, Meksyk, Monako, Namibia, Holandia, Hiszpania, Wyspy Cooka, Nikaragua, Nowa Zelandia, Norwegia, Oman, Panama, Republika Południowej Afryki, Paragwaj, Peru, Polska, Portugalia, Republika Korei, Rumunia, Samoa, San Marino, Wyspy Świętego Tomasza i Książęca, Saint Kitts i Nevis, Saint Vincent i Grenadyny, Saint Vincent i Grenadyny, Seszele, Suazi, Saint Lucia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Chile, Chorwacja, Czechy, Fidżi, Finlandia, Francja, Japonia, Surinam, Tonga, Trynidad i Tobago, Surinam, Szwecja, Szwajcaria, Turcja, Węgry, Ukraina, Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, Stany Zjednoczone Ameryki, Urugwaj.

Kraje wymagające podwójnej apostilizacji

Niektóre kraje wymagają podwójnej apostilizacji, w której wymagane jest apostille i uwierzytelnione tłumaczenie dokumentu, które z kolei również musi zostać opatrzone apostille. Do takich krajów należą:
Austria, USA, Hiszpania, Finlandia, Wielka Brytania, Portugalia, Włochy, Szwecja, Dania, Luksemburg, Francja, Grecja, Belgia, Arabia Saudyjska, Peru, Niemcy, Norwegia, Izrael, RPA, Korea Południowa, Holandia, Republika Indii, Szwajcaria, Turcja.
Należy zauważyć, że niektóre z tych krajów mogą akceptować dokumenty nie tylko z podwójną apostilizacją, ale także z potwierdzeniem konsularnym.

Kraje, które wymagają apostilizacji z potwierdzeniem konsularnym

Hiszpania, Włochy, Francja – kraje te wymagają podwójnego apostille lub apostille i uwierzytelnionego tłumaczenia dokumentu, który jest zalegalizowany pieczęcią konsularną.
Legalizacja konsularna dokumentów jest wymagana między krajami, które nie podpisały konwencji haskiej (Emiraty Arabskie, Kanada, Libia, Egipt, Katar, Chiny, Kuwejt, Jordania, Liban, Wietnam, Sri Lanka i niektóre inne kraje). Procedura ta składa się z czterech głównych kroków:

1. Poświadczenie dokumentu i jego tłumaczenia przez notariusza.
2. Potwierdzenie dokumentu w ministerstwie przez notariusza.
3. Potwierdzenie we właściwym ministerstwie.
4. Potwierdzenie w urzędzie konsularnym państwa, w którym planujesz złożyć dokument.

Kto wystawia apostille na Ukrainie

Apostille na Ukrainie jest wydawane przez różne organy państwowe w zależności od rodzaju dokumentu. Od 1 stycznia 2023 r. niektóre dokumenty, które wcześniej były opatrywane apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, są obecnie poświadczane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, Państwową Służbę Migracyjną i Państwową Służbę Podatkową. Poniżej przedstawiamy podział uprawnień:

• Ministerstwo Spraw Wewnętrznych – apostille na dokumentach wydanych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i jego organy terytorialne, z wyjątkiem dokumentów związanych z edukacją i nauką.
• Ministerstwo Edukacji i Nauki – apostille na dokumentach związanych z edukacją i nauką.
• Ministerstwo Sprawiedliwości – apostille na dokumentach wydanych przez organy wymiaru sprawiedliwości, sądy, państwowe instytucje archiwalne, organy ścigania karnego; na dokumentach wykonanych przez państwo lub notariuszy Ukrainy.
• Państwowa Służba Migracyjna – apostille na dokumentach wydanych przez tę służbę i jej jednostki terytorialne związane z migracją.
• Państwowa Służba Podatkowa – apostille na dokumentach wydanych przez tę służbę i jej organy terytorialne.
• Ministerstwo Spraw Zagranicznych – apostille na innych rodzajach dokumentów, które nie wchodzą w zakres kompetencji powyższych ministerstw i służb.

Zobacz też: Freelance i praca zdalna w Polsce dla Ukraińców

Istnieje również wiele agencji pośredniczących, które oferują usługi apostille dla dokumentów. Może to faktycznie przyspieszyć procedurę, ale warto kontaktować się tylko z tymi kancelariami, które mają pozytywne opinie lub są potwierdzone doświadczeniem znajomych, w przeciwnym razie można natknąć się na jakiś nieuczciwy schemat. A to dość niebezpieczne, bo ryzykuje się nie tylko utratę pieniędzy, ale i dokumentów, bo pośrednicy do rejestracji apostille będą potrzebować oryginałów. Dlatego warto, przynajmniej na początku, spróbować zrobić apostille samodzielnie.

Jak uzyskać apostille: algorytm krok po kroku

Sporządzenie apostille dla dokumentów na Ukrainie obejmuje kilka kluczowych kroków:

1. Przygotowanie do złożenia dokumentów. Najpierw należy ustalić:

• czy apostille jest w ogóle konieczne dla danego dokumentu;
• czy konieczne jest opatrzenie apostille oryginalnego dokumentu czy jego kopii;
• jaki rodzaj apostille jest wymagany: standardowy, podwójny czy z potwierdzeniem konsularnym.

Jeśli wymagane jest tłumaczenie, powinno być ono wykonane przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty wydane na formularzach, które nie są już zgodne z obowiązującymi standardami, powinny zostać zastąpione duplikatami na aktualnych formularzach, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a apostille powinno zostać zastosowane do tych duplikatów. Ustal, która instytucja jest odpowiedzialna za apostille danego typu dokumentu.

2. Zbierz pakiet dokumentów. Aby nałożyć apostille, należy przygotować następujące dokumenty:

• wniosek osoby o apostille;
• oryginał dokumentu, który ma zostać opatrzony apostille/kopia dokumentu poświadczona zgodnie z ustaloną procedurą;
• dokument dotyczący płatności za usługę apostille (płatność za apostille jest dokonywana zgodnie z ustalonymi taryfami, które można uiścić bezpośrednio w oddziale banku lub za pomocą innych dostępnych metod płatności).

3. Złożenie dokumentów. Po zebraniu wszystkich niezbędnych dokumentów można je złożyć osobiście w wybranej instytucji lub wysłać pocztą lub kurierem. Należy pamiętać, że nie zawsze konieczne jest udanie się do Kijowa w celu opatrzenia dokumentów apostille:

• Ministerstwo Sprawiedliwości przekazało uprawnienia niektórym lokalnym urzędom stanu cywilnego, więc w razie potrzeby warto dowiedzieć się o najbliższej instytucji, która może świadczyć usługę apostille;
• Ministerstwo Edukacji wdraża apostilizację dokumentów za pośrednictwem Centrum Informacji i Obrazu, a w ramach tej płatnej usługi niektóre dokumenty można potwierdzić za pośrednictwem kuriera.

Warunki i terminy apostilizacji na Ukrainie

Standardowy termin rozpatrzenia wniosku o apostille na Ukrainie wynosi do 5 dni roboczych zgodnie z uchwałą Gabinetu Ministrów Ukrainy. Oznacza to, że w większości przypadków dokumenty będą przetwarzane w ciągu tygodnia. Jeśli wymagana jest dodatkowa weryfikacja lub wyjaśnienie informacji, okres ten może zostać przedłużony do 20 dni roboczych. Wnioskodawca zostanie powiadomiony o ewentualnym wydłużeniu czasu rozpatrywania wniosku. Należy zauważyć, że w niektórych przypadkach, zwłaszcza w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, apostilizacja może zostać przeprowadzona znacznie szybciej, nawet w ciągu jednego dnia. Nie jest to jednak gwarancją, a ramy czasowe mogą ulec wydłużeniu w zależności od obciążenia departamentu.

Jeśli chodzi o koszt apostilizacji, zależy on od kategorii wnioskodawcy. W przypadku osób fizycznych koszt wynosi 51 UAH (trzy niepodlegające opodatkowaniu minimalne kwoty obywateli), w przypadku osób prawnych – 85 UAH (5 niepodlegających opodatkowaniu minimalnych kwot). Należy zauważyć, że dla niektórych kategorii obywateli, takich jak osoby niepełnosprawne z grupy 1 lub 2 lub sieroty, usługa może być świadczona bezpłatnie.