Urząd Wojewódzki w Warszawie | Godziny otwarcia i aktualne adresy

Urząd Wojewódzki w Warszawie to organ odpowiedzialny za załatwienie większości dokumentów związanych z pobytem cudzoziemców. Ale nie wszystko jest takie proste: urzędów jest kilka, a każdy z nich ma swoje zasady i specyfikę. W tym artykule wyjaśnimy, dokąd i z czym się udać, aby uniknąć błędów, opóźnień i niepotrzebnych nerwów.

Rodzaje kart pobytu i do którego wydziału składać dokumenty

Kiedy mowa o legalizacji pobytu w Polsce, przed wieloma staje klasyczne pytanie: jakiej dokładnie karty potrzebuję i gdzie się z nią zwrócić?

Łatwo się w tym pogubić, zwłaszcza w Warszawie, gdzie urzędów jest kilka, a każdy przyjmuje dokumenty tylko na określone rodzaje kart. Rozłóżmy wszystko na czynniki pierwsze.

Pobyt czasowy (Karta czasowego pobytu)

Karta pobytu czasowego jest odpowiednia dla:

– Osób, które przyjechały do pracy, na studia, w celu połączenia z rodziną lub na innych podstawach czasowych.

– Jest to najpopularniejsza i logicznie pierwsza karta, od której zaczyna większość cudzoziemców.

Okres ważności zazwyczaj waha się od 1 do 3 lat. Karta jest powiązana z konkretną podstawą (praca, studia itp.).

Wniosek można składać tylko w określonych biurach Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, które przyjmują wnioski o pobyt czasowy.

• al. Jerozolimskie 28
• ul. Marszałkowska 3/5
• pl. Bankowy 3/5

Ważne! Te biura NIE przyjmują wniosków o pobyt stały ani o karty długoterminowe. Tylko pobyt czasowy.

Pobyt stały (Karta stałego pobytu)

Karta stałego pobytu jest odpowiednia dla:

– Ukraińców z Kartą Polaka

– osób, które mają w Polsce polskie pochodzenie

– tych, którzy przebywali w kraju legalnie przez 5 lat i spełniają szereg innych warunków

Ważność tej karty jest bezterminowa. Ale sama plastikowa karta jest ważna przez 10 lat (należy wymieniać dokument, a nie status).

Wniosek o pobyt stały można złożyć tylko w urzędzie przy ulicy Krucza 5/11 w Warszawie (wejście E).

To jedyne biuro w mieście, które przyjmuje dokumenty na pobyt stały.

Przykład: jeśli posiadasz Kartę Polaka i chcesz zalegalizować swój pobyt na stałe, to zdecydowanie musisz udać się na ulicę Kruczą. W innych biurach dokumenty po prostu nie zostaną przyjęte.

Zobacz też: Jak uzyskać zasiłek 800+ na dziecko w Polsce

Karta rezydenta długoterminowego UE

Kartę rezydenta długoterminowego UE mogą otrzymać:

– cudzoziemcy, którzy przebywali w Polsce co najmniej 5 lat

– ci, którzy są zintegrowani z polskim społeczeństwem, mają stabilny dochód, ubezpieczenie zdrowotne i zdali egzamin z języka polskiego (na poziomie B1).

Ta karta daje prawie takie same prawa jak obywatelstwo (ale bez prawa do głosowania i paszportu), a także ułatwia przeprowadzkę i pracę w innych krajach UE.

Podobnie jak w przypadku pobytu stałego, wniosek o kartę rezydenta UE składa się tylko przy ulicy Krucza 5/11, Warszawa.

Ważne: przy rezerwacji wizyty należy wybrać właściwy rodzaj karty – system nie wybaczy błędów.

Biura urzędu wojewódzkiego w Warszawie i ich funkcje

W województwie mazowieckim, a zwłaszcza w Warszawie, urzędy wojewódzkie codziennie rozpatrują tysiące spraw.

Aby nie zgubić się w systemie i uniknąć niepotrzebnego stresu, oto wygodna tabela z aktualnymi danymi, które przydadzą się każdemu imigrantowi.

Rada: jeśli nie ma terminów w Warszawie – sprawdź regionalne delegatury (Radom, Ciechanów itp.). Tam często łatwiej się umówić, a sprawy są szybciej rozpatrywane.

Ale ważne: musisz być zameldowany w odpowiednim powiecie!

al. Jerozolimskie 28 – biuro dla rodzin i pobytu czasowego

Jeśli ubiegasz się o pobyt dla całej rodziny (mama, tata, dzieci), to ten urząd jest dla Ciebie. Tylko tutaj jest opcja „rodzinna wizyta” – rezerwacja rodzinna.

Urząd na Marszałkowskiej ul. Marszałkowska 3/5

Urząd na placu Bankowym 3/5 – biuro z precyzyjnym harmonogramem

Ta opcja jest odpowiednia dla tych, którzy cenią sobie precyzyjny harmonogram i pracują w ciągu dnia – tutaj łatwiej dostosować się czasowo.

Urząd na Kruczej 5/11 – biuro ds. pobytu stałego i rezydentury długoterminowej

Tu udają się tylko ci, którzy ubiegają się o stały status w Polsce. Dokumenty należy przygotować szczególnie starannie.

Delegatury urzędu wojewódzkiego

Jeśli mieszkasz nie w samej Warszawie, a na przykład w Radomiu czy Płocku, nie musisz jechać do stolicy. W niektórych miastach również znajdują się delegatury, gdzie można złożyć dokumenty.

Ważne jest, aby zrozumieć, że w zależności od obciążenia, te biura mogą albo tylko przyjąć dokumenty, albo w pełni rozpatrzyć wniosek, albo wezwać Cię później do Warszawy na pobranie odcisków palców.

Urząd w Radomiu

Delegatura w Ciechanowie

Biuro w Płocku

Urząd w Siedlcach

Delegatura w Ostrołęce

Wybierz swój urząd w zależności od tego, o jaką kartę się ubiegasz i w jakim składzie (sam, z rodziną, z dziećmi).

Zawsze sprawdzaj aktualne godziny pracy konkretnego biura na oficjalnych stronach przed wizytą – harmonogramy i dni przyjęć mogą ulec zmianie.

Jak umówić się na wizytę w urzędzie w Warszawie: instrukcja krok po kroku

Od 2025 roku system rezerwacji został całkowicie zmieniony: pojawiły się nowe platformy, zmieniły się zasady dla różnych rodzajów kart. Poniżej przedstawiamy kompletny przewodnik: dokąd, kiedy i jak się umówić, w zależności od celu wizyty.

Rezerwacja wizyty w sprawie karty pobytu czasowego

Od 12 kwietnia 2024 roku nie można już rezerwować wizyt przez stary system InPol – zamiast tego działa nowy system rezerwacji miejsc:

Jak się umówić:

1. Wejdź na stronę: migrant.wsc.mazowieckie.pl
2. W sekcji „Rejestracja wizyty” wybierz „Karta pobytu czasowego”.
3. Wypełnij formularz: Twoje dane, cel złożenia wniosku, preferowane biuro (podaj identyfikator kolejki, np. F lub X).
4. Wybierz datę i godzinę — jeśli nie ma wolnych terminów, próbuj wcześnie rano (6:00–8:00) lub po 14:00. Terminy są często aktualizowane.
5. Potwierdź rezerwację przez e-mail.

Ważne: jeśli system uzna, że wniosek został złożony w sposób podejrzany (np. z jednego adresu IP logowało się wielu użytkowników), może automatycznie anulować rezerwację.

Rezerwacja wizyty w sprawie pobytu stałego i karty rezydenta długoterminowego UE

Rezerwacja wizyty w sprawie pobytu stałego i karty rezydenta długoterminowego UE odbywa się przez InPol i kontaktwsc.

1. Przez InPol:

• Strona: inpol.mazowieckie.pl
• Wybierz opcję „Wniosek o pobyt stały / rezydenta długoterminowego UE”.
• Wypełnij wniosek, załącz dokumenty.
• Na ostatnim kroku wybierz datę wizyty.

2. Przez kontaktwsc:

• Strona: kontaktwsc.mazowieckie.pl
• Tutaj można umówić się na wizytę, podając numer poprzedniej sprawy (jeśli istnieje).
• Wskaż biuro za pomocą kodu literowego — na przykład S dla ulicy Kruczej.

Wypełniony wniosek w InPol to nie jest pełne złożenie! Musisz stawić się osobiście w urzędzie lub wysłać pakiet pocztą.

Rezerwacja wizyty dla całej rodziny (tylko al. Jerozolimskie)

Jeśli wniosek składa kilku członków rodziny, nie trzeba rezerwować wizyty dla każdego z osobna. Użyj specjalnego formularza rezerwacji rodzinnej, który jest dostępny tylko dla biura przy al. Jerozolimskich 28.

Jak to zrobić:

• Przejdź pod link wskazany na oficjalnej stronie migrant.wsc.mazowieckie.pl
• Wybierz „Rejestracja rodzinna”
• Podaj dane wszystkich członków rodziny
• System zaproponuje wspólny termin

Można dodać nawet noworodka — ale w tym celu należy przedstawić akt urodzenia i numer PESEL, jeśli został nadany.

Zobacz też: Rozmowa kwalifikacyjna o kartę stałego pobytu w Polsce – pytania i porady

Dla ukraińskich kierowców międzynarodowych

Dla kierowców TIR-ów z Ukrainy działa osobna, przyspieszona kolejka rezerwacji.

Co robić:

• Wyślij e-mail na adres: wniosekkierowca@mazowieckie.pl
• W mailu w języku polskim podaj:
  • Imię i nazwisko
  • Numer paszportu
  • PESEL (jeśli posiadasz)
  • Cel — uzyskanie pobytu czasowego
  • Dołącz skan paszportu i prawa jazdy

W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie i instrukcje. Wnioski bez tłumaczenia lub z błędami są odrzucane.

„Jeśli nie ma miejsc – spróbuj o innej porze. Wolne terminy pojawiają się wcześnie rano lub po 14:00.”

Sposoby składania dokumentów

W województwie mazowieckim istnieją trzy sposoby składania dokumentów, a każdy z nich ma swoje plusy i minusy. Opowiemy, jak to zrobić prawidłowo, aby uniknąć odmowy i nie błądzić w kółko.

1. Składanie osobiste – sprawdzony, klasyczny wariant

Wszystko jak za starych dobrych czasów – przychodzisz z teczką dokumentów i wcześniej zarezerwowaną wizytą. W 2025 roku to najpewniejszy sposób na złożenie dokumentów o każdą kartę pobytu.

Dokumenty można złożyć tylko w warszawskich biurach urzędu i tylko po uprzedniej rezerwacji internetowej.

Należy mieć przy sobie kompletny zestaw dokumentów:

• wypełniony wniosek,
• zdjęcia,
• ubezpieczenie,
• potwierdzenie zamieszkania,
• podstawę pobytu,
• kopie wszystkich potrzebnych dokumentów.

Działa to w następujący sposób:

Zarezerwowałeś datę → przyszedłeś o umówionej godzinie → oddałeś dokumenty → pobrano odciski palców → czekasz na decyzję.

2. Poczta – dla tych, którzy nie zdążyli się zapisać, ale trzymają kciuki

Jeśli nagle nie udało się umówić na wizytę, a termin pobytu dobiega końca, można wysłać dokumenty pocztą, ale tylko do Warszawy i tylko w sprawie pobytu czasowego.

Adres do wysyłki:

Mazowiecki Urząd Wojewódzki

Wydział Spraw Cudzoziemców

Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa

Do koperty włóż wszystkie dokumenty, plus podpisany wniosek z prośbą o zarejestrowanie Twojego zgłoszenia i nadanie numeru sprawy.

Najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, aby potem nie szukać koperty z odpowiedzią.

Data stempla pocztowego to data Twojego złożenia. Jeśli jest w terminie, dokumenty zostaną przyjęte.

Minusy tego sposobu:

• nie można od razu pobrać odcisków palców;
• na potwierdzenie trzeba będzie czekać dłużej;
• trudniej jest poprawić błędy.

3. Wniosek online

Wejdź na stronę, wypełnij wniosek i dołącz niezbędne dokumenty. Tutaj można również wybrać dogodny termin wizyty (dla pobytu stałego i rezydenta UE).

Taki wariant pomaga zebrać wszystko w porządku i ułatwia dalszą pracę z urzędem.

Pamiętaj: złożenie wniosku w pełni online jest na razie niemożliwe. Nawet jeśli wniosek został wypełniony, bez osobistej wizyty się nie obejdzie.

Specyfika wyrabiania kart pobytu w województwie mazowieckim

Znajomość specyfiki procedury pomoże Ci zaoszczędzić czas, nerwy i da zrozumienie, co dzieje się na każdym etapie.

Długie oczekiwanie – rzeczywistość 2025 roku

Obecnie wyrobienie karty pobytu to nie kilka tygodni, a czasem miesiące cierpliwości. Z powodu dużego obciążenia i wysokiego napływu wniosków, oczekiwanie na decyzję może się przeciągnąć do 9 miesięcy i dłużej.

Ale nie martw się na zapas, najważniejsze to przestrzegać terminów składania wniosków i terminowo odpowiadać na wezwania urzędu, aby uniknąć dodatkowych opóźnień.

Wąska specjalizacja biur – co gdzie składać

Nie wszystkie biura urzędu przyjmują te same dokumenty. W Warszawie, na przykład, tylko biuro przy ulicy Kruczej zajmuje się wnioskami o pobyt stały i rezydenta długoterminowego UE, a pozostałe przyjmują dokumenty tylko na pobyt czasowy.

Weź to pod uwagę przy wyborze miejsca składania wniosku.

Nowe systemy rezerwacji – jak się nie zgubić

Od kwietnia 2024 roku zmienił się porządek rezerwacji wizyt w sprawie kart pobytu czasowego: teraz rejestracja odbywa się przez osobny serwis, a dla pobytu stałego i rezydenta długoterminowego UE – przez klasyczny InPol.

Płatność online – wygoda 2025 roku

Opłata skarbowa i opłata za wydanie karty plastikowej są teraz możliwe również przez serwisy online urzędu, co znacznie ułatwia proces.

Dane do wniesienia opłaty skarbowej i opłaty za wydanie karty pobytu

Ważne wskazówki:

• Sprawdzaj dane do przelewu przed dokonaniem płatności! Mogą być aktualizowane, dlatego sprawdzaj świeże dane na oficjalnych stronach urzędu.
• Jeśli płacisz online, zachowaj potwierdzenie, ponieważ może być potrzebne w kontakcie z urzędem.

Jak sprawdzić status swojej sprawy

Oczekiwanie na decyzję to jeden z najbardziej nerwowych etapów po złożeniu wniosku o kartę pobytu. Chciałoby się sprawdzać status codziennie (a czasem i kilka razy dziennie).

Dobra wiadomość: w 2025 roku istnieją co najmniej trzy działające sposoby, aby to zrobić.

Sposób 1: Przez system InPol

Jeśli rejestrowałeś wniosek przez inpol.mazowieckie.pl, po prostu zaloguj się na swoje konto osobiste.

Tam pojawią się informacje o postępie sprawy: czy wniosek został przyjęty, czy została wydana decyzja, czy proszą o uzupełnienie dokumentów itp.

Sposób 2: Przez serwis kontaktwsc

Jeśli składałeś dokumenty w inny sposób lub nie widzisz potrzebnych informacji w InPol, skorzystaj ze specjalnej strony: kontaktwsc.mazowieckie.pl. Tam można wysłać zapytanie ręcznie.

Najważniejsze to znać numer sprawy (można go znaleźć w potwierdzeniu lub w piśmie z urzędu). Wypełnij formularz — i czekaj na odpowiedź na e-mail.

Zazwyczaj odpowiadają w ciągu kilku dni roboczych.

Sposób 3: Telefonicznie

Czasami stary, dobry sposób działa najlepiej. Zadzwoń pod numer 22 695 67 73 – to ogólna infolinia urzędu.

Kiedy usłyszysz głos automatycznej sekretarki, wprowadź ostatnie cyfry numeru swojej sprawy na klawiaturze telefonu (na przykład z numeru WSC-V-KP.1111.222.2025 należy wprowadzić „2222025” — bez kropek i liter).

Częste błędy i przydatne porady (FAQ)

Wysłanie dokumentów do „niewłaściwego” biura

Wielu Ukraińców myśli, że można złożyć wniosek w dowolnym biurze Urzędu w Warszawie – i idą tam, gdzie „mniej ludzi” lub „wygodniej dojechać”.

Brakujące dokumenty

Nawet jeśli złożyłeś wniosek online, bez pełnego pakietu dokumentów Twoja sprawa może po prostu nie być rozpatrywana.

Często zapomina się o:

• Aktualnym zdjęciu paszportowym (3,5×4,5 cm)
• Potwierdzeniu zamieszkania (umowa najmu + meldunek lub oświadczenie właściciela)
• Zaświadczeniu o stanie cywilnym (jeśli ubiegasz się o połączenie z rodziną)
• Kopiach wszystkich stron paszportu

Nieprawidłowy IBAN

Bardzo często sprawy „utykają w miejscu” tylko dlatego, że ktoś wysłał opłatę za kartę pobytu lub rozpatrzenie wniosku, ale podał nieprawidłowe konto lub nie dołączył potwierdzenia wpłaty.

Rada: Płacisz online przez aplikację mobilną banku? Zrób od razu plik PDF i wydrukuj go – przyda się, zwłaszcza jeśli składasz dokumenty pocztą.

Nieterminowe zgłaszanie zmian

Jeśli zmienił Ci się adres zamieszkania, numer telefonu, pracodawca lub stan cywilny – nie zwlekaj, należy o tym poinformować Urząd w ciągu 15 dni roboczych.

To nie jest formalność, a obowiązek zapisany w polskim prawie migracyjnym. Za nieterminowe zgłoszenie mogą wstrzymać rozpatrywanie sprawy lub nawet unieważnić kartę pobytu.