Co to jest najem okazjonalny (Najem Okazjonalny)? – Przykład umowy

Wynajmując mieszkanie w Polsce, Ukraińcy spotykają się z pojęciem najmu okazjonalnego lub umowy najmu okazjonalnego. Ta umowa ma szczególne warunki i jest zawierana nieco inaczej niż standardowy najem. Została stworzona, aby chronić interesy właściciela mieszkania, ale jednocześnie zachować prawa najemcy. Wyjaśniamy, czym jest najem okazjonalny, jak jest zawierany i jakie korzyści daje obu stronom.

Czym jest najem okazjonalny?

Definicja i cel umowy

Najem okazjonalny to szczególna umowa, która w Polsce została wprowadzona przede wszystkim w celu ochrony właścicieli mieszkań. Dla najemcy jest ona mniej korzystna, ponieważ eksmisja na podstawie takiej umowy może nastąpić znacznie szybciej.

Jej istota jest prosta: właściciel mieszkania wynajmuje lokal na określony czas, ale zyskuje dodatkowe gwarancje na wypadek problemów z lokatorami. Taka umowa jest najczęściej zawierana, gdy właściciel chce uniknąć ryzyka „niechcianych lokatorów”, których później trudno jest eksmitować.

Dla najemcy ma to również znaczenie: podpisując taki dokument, uzyskuje on oficjalne prawo do korzystania z lokalu, ale musi z góry wskazać adres, pod który będzie mógł się przenieść w przypadku rozwiązania umowy.

Różnica w stosunku do zwykłego najmu: uproszczona procedura eksmisji

Zobacz też: Oferujemy wzór CV do skutecznego ubiegania się o pracę w Polsce

Główną cechą najmu okazjonalnego jest to, że właściciel nie musi miesiącami chodzić po sądach, jeśli lokator odmawia opuszczenia mieszkania.

Przy podpisywaniu umowy najemca jest zobowiązany notarialnie potwierdzić zgodę na eksmisję i z góry wskazać adres, pod który będzie mógł się przenieść w przypadku rozwiązania umowy. Dzięki temu właściciel mieszkania może zwrócić się bezpośrednio do komornika, omijając długotrwały proces sądowy.

Właśnie ten szczegół czyni najem okazjonalny bardziej atrakcyjnym dla właścicieli nieruchomości, ponieważ ryzyko „wiecznych lokatorów”, którzy nie płacą i nie chcą się wyprowadzić, jest tu zminimalizowane.

Strony i przedmiot umowy

Podpisując umowę najmu, zawsze występują dwie strony: wynajmujący (ten, kto wynajmuje lokal) i najemca (ten, kto go wynajmuje).

Czyli dwie strony umowy to wynajmujący (właściciel mieszkania) i najemca (Ty). Przedmiotem umowy jest samo mieszkanie lub pokój, który jest Ci wynajmowany.

Zobacz też: Rejestracja karty Moja Biedronka krok po kroku

Rada: zawsze sprawdzaj, co dokładnie jest wskazane w umowie. Zdarzają się przypadki, gdy właściciel wynajmuje nie całe mieszkanie, a tylko pokój, a dowiadujesz się o tym później.

Okres obowiązywania umowy

W przypadku najmu okazjonalnego w Polsce nie ma umów na czas nieokreślony. Taki kontrakt zawsze zawierany jest tylko na czas oznaczony.

Rozważmy główne warianty:

Umowa krótkoterminowa

• Zazwyczaj podpisywana na kilka miesięcy lub rok.
• Odpowiednia, jeśli właściciel, na przykład, tymczasowo wyjeżdża lub chce przetestować najemcę.
• Po zakończeniu okresu można zawrzeć nową umowę.

Umowa długoterminowa

• Podpisywana na 2-10 lat (to maksymalny okres dla najmu okazjonalnego).
• Częściej stosowana, gdy wynajmujący chce stabilnego najemcy.
• W celu przedłużenia należy sporządzić nową umowę lub podpisać aneks.

Podstawa prawna

Wyobraź sobie, że zamierzasz wynająć mieszkanie w Polsce. Jest zwykły najem, a jest też najem okazjonalny – szczególny rodzaj umowy, który jest wprost uznawany i chroniony przez prawo.

Na czym się opierać

Na początek warto wiedzieć, że wszystko jest regulowane przez dwa kluczowe dokumenty:

1. Kodeks cywilny – tam jest napisane, jak zawierać umowy najmu, jakie prawa i obowiązki ma właściciel i najemca, jak rozwiązać umowę i co robić w sytuacjach spornych.
2. Ustawa o ochronie praw lokatorów (z 2001 r., z późniejszymi zmianami) – szczególnie przydatne są artykuły 19a i 19b. Wyjaśniają one, czym jest najem okazjonalny, jakie dokumenty są potrzebne i co należy zrobić ze zgłoszeniem do urzędu skarbowego.

Jak to działa w praktyce

Oto główne punkty, które warto znać w 2025 roku:

• Umowa musi być zawarta na piśmie i poświadczona notarialnie.

Bez tego wynajmujący traci część swoich praw, na przykład uproszczoną procedurę eksmisji.

• Okres najmu jest określony, ale nie dłuższy niż 10 lat.

Oznacza to, że z góry wiesz, na jaki okres się zgadzasz, i nikt nie będzie mógł niespodziewanie „przedłużyć” umowy na lata.

• Obowiązkowe dokumenty:
  • Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opuszczenia lokalu po rozwiązaniu umowy.
  • Wskazanie innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji.
• Zgłoszenie do urzędu skarbowego:

Właściciel musi w ciągu 14 dni od podpisania umowy zgłosić ją do urzędu skarbowego. Jeśli tego nie zrobi – umowa może zostać uznana za zwykły najem, a część praw przepada.

Przykładowy dokument – umowa najmu okazjonalnego

Umowa najmu okazjonalnego jest sporządzana na piśmie i zawiera wszystkie kluczowe dane potwierdzające prawa i obowiązki obu stron.

Przed podpisaniem takiego dokumentu ważne jest, aby upewnić się, że zawiera on:

• pełne dane wynajmującego i najemcy (imię, nazwisko, numer PESEL lub dane paszportowe);
• dokładny adres i opis wynajmowanego lokalu;
• okres obowiązywania umowy i warunki jej przedłużenia;
• wysokość czynszu i sposób jego płatności;
• dodatkowe opłaty (media, kaucja, ewentualne kary umowne);
• oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opuszczenia lokalu po zakończeniu umowy; poświadczenie notarialne i wskazanie adresu, pod który najemca się przeprowadzi w razie eksmisji.

Pod linkiem znajduje się przykład typowej umowy najmu okazjonalnego, którą można wykorzystać jako wzór przy zawieraniu umowy w Polsce.

Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy

Dla Ciebie jako najemcy: czytaj umowę uważnie. Upewnij się, że są wszystkie niezbędne dokumenty, podpisy notarialne i odniesienia do prawa. To ochroni Cię w przypadku spornych sytuacji.

Dla właściciela mieszkania: przestrzegaj wszystkich formalności. Każde uchybienie może prowadzić do problemów prawnych i strat finansowych.

Nawet jeśli nie znasz się na polskim prawie, postaraj się przynajmniej przejrzeć te dokumenty lub zapytaj znajomego prawnika/doradcę. Pomoże to uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i dokładnie zrozumieć, na co się zgadzasz, podpisując umowę.

Zalety dla najemcy

Jeśli wynajmujesz mieszkanie na podstawie umowy najmu okazjonalnego, głównym plusem dla Ciebie jest to, że wszystko odbywa się oficjalnie i przejrzyście.

• Podpisałeś umowę, poświadczyłeś ją u notariusza, właściciel zgłosił ją do urzędu skarbowego – i masz pewność, że nie masz do czynienia z szarą strefą ani oszustem.
• Po drugie – umowa zawsze ma określony termin. Nikt nie może Ci powiedzieć: „Za miesiąc opuść mieszkanie, mam inne plany”. Z góry wiesz, jak długo będziesz mieszkać w tym lokalu.
• I jeszcze jedna ważna kwestia – Twoje prawa są chronione przez prawo. Oznacza to, że w razie sporu możesz powoływać się na konkretne artykuły, a nie wyjaśniać sprawy „na słowo”.

Wady dla najemcy

Oczywiście są też niedogodności.

• Obowiązek wcześniejszego wskazania lokalu zastępczego – innymi słowy, musisz wskazać, dokąd dokładnie się przeprowadzisz, jeśli umowa zostanie rozwiązana. Dla tych, którzy nie mają w Polsce krewnych ani przyjaciół, znalezienie takiego adresu bywa trudne.
• Biurokracja – notariusz, dokumenty, podpisy – wszystko to wymaga czasu i dodatkowych kosztów. Jeśli szukasz maksymalnie prostego najmu „dziś podpisujesz – jutro się wprowadzasz”, to tutaj tak się nie da.

Zalety dla wynajmującego

Oto lista zalet najmu okazjonalnego dla wynajmującego:

Szybka eksmisja w przypadku naruszeń

• najemca z góry podpisuje u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opuszczenia lokalu,
• jeśli przestaje płacić lub narusza umowę, procedura eksmisji jest uproszczona i zajmuje mniej czasu.

Oficjalny najem i podatki

• umowa jest zgłaszana do urzędu skarbowego,
• właściciel płaci podatek na uproszczonych zasadach i nie ryzykuje kar.

Gwarantowany okres najmu

• lokal jest wynajmowany na konkretny okres (maksymalnie do 10 lat),
• najemca nie może nagle rozwiązać umowy bezpodstawnie.

Przejrzyste relacje

• wszystkie prawa i obowiązki są zapisane w umowie,
• mniejsze ryzyko konfliktów i „szarych” schematów.

Wady dla wynajmującego

Wady wiążą się przede wszystkim z formalnościami.

• Trzeba iść do notariusza, zbierać dokumenty, pilnować terminów zgłoszeń do urzędu skarbowego. Wszystko to zajmuje czas i kosztuje.
• Ponadto, najem okazjonalny sprawia, że dochód z mieszkania jest w pełni transparentny. Podatki trzeba będzie płacić obowiązkowo, a jeśli ktoś wcześniej wynajmował lokal „na czarno”, to przy tej formie jest to niemożliwe.

Porównanie umów: Najem okazjonalny vs. Zwykły i Instytucjonalny

Wyobraź sobie: znalazłeś mieszkanie. Właściciel proponuje dwie opcje – najem zwykły lub okazjonalny. Na pierwszy rzut oka obie umowy są podobne: w obu przypadkach płacisz za mieszkanie, dostajesz klucze i mieszkasz. Ale różnica pojawia się, gdy возникают problemy.

Najem okazjonalny vs. Najem zwykły

W zwykłym najmie właściciel nie może tak po prostu Cię eksmitować, nawet jeśli przestałeś płacić. Wszystko rozstrzyga się w sądzie, proces jest długi, a w trakcie jego trwania faktycznie dalej mieszkasz w lokalu. Dla najemcy to ochrona, dla właściciela – ból głowy.

Najem okazjonalny działa surowiej: z góry składasz notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji w przypadku rozwiązania umowy. Dlatego jeśli pojawią się długi lub poważne naruszenia, właściciel może Cię eksmitować szybciej. Dla najemcy to minus – mniej swobody, dla wynajmującego – gwarancja bezpieczeństwa.

Kolejna różnica – lokal zastępczy. W zwykłym najmie nikt nie wymaga wskazania, dokąd się przeniesiesz w razie problemów. W najmie okazjonalnym – to warunek obowiązkowy.

Najem okazjonalny vs. Najem instytucjonalny

To stosunkowo nowa forma, która również jest uregulowana w ustawie. W zasadzie jest ona jeszcze bardziej „rygorystyczna” w stosunku do najemców.

Główna różnica polega na tym, że przy najmie instytucjonalnym najemca podpisuje dokument, w którym zobowiązuje się do opuszczenia lokalu bez prawa do lokalu zastępczego. Oznacza to, że właściciel nie jest zobowiązany szukać Ci miejsca do zamieszkania – to Twoje zadanie.

Taka opcja jest często stosowana przez duże firmy. Tam wszystko jest maksymalnie sformalizowane: umowa na czas określony, pełna przejrzystość, obowiązkowe podatki.

Jakie dokumenty są potrzebne do zawarcia najmu okazjonalnego?

Wymagane dokumenty i załączniki od najemcy

Jeśli zamierzasz podpisać umowę najmu, zwłaszcza okazjonalnego, bądź przygotowany, że poproszą Cię o więcej dokumentów niż przy standardowym najmie. Zazwyczaj są to:

• Potwierdzenie dochodów (zaświadczenie od pracodawcy, umowa o pracę lub wyciąg z banku). Wynajmujący chce mieć pewność, że będziesz w stanie płacić czynsz.
• Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji – to dokument, który podpisujesz u notariusza. W zasadzie z góry potwierdzasz, że jeśli pojawią się poważne problemy z najmem (np. niepłacenie), właściciel będzie mógł bez długich procesów sądowych odzyskać swoje mieszkanie.
• Wskazanie innego lokalu, w którym będzie można zamieszkać w przypadku eksmisji – najemca musi wskazać, gdzie zamieszka, jeśli umowa zostanie rozwiązana. To wymóg ustawowy, bez którego umowa najmu okazjonalnego jest nieważna.

Koszty związane z umową

Tutaj należy uwzględnić не tylko czynsz i opłaty za media, ale także dodatkowe koszty:

• Usługi notarialne – poświadczenie oświadczenia najemcy kosztuje średnio od 600-700 złotych. Zazwyczaj te koszty ponosi najemca, choć czasami strony umawiają się na ich podział.
• Opłaty administracyjne – rzadko, ale na przykład za zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego odpowiada wynajmujący.

Kaucja

Kaucja to standardowa praktyka zarówno przy najmie zwykłym, jak i okazjonalnym. Zazwyczaj jej wysokość odpowiada jednomiesięcznemu czynszowi, ale zgodnie z prawem może wynosić nawet sześciokrotność czynszu.

• Pieniądze wpłaca się przy podpisywaniu umowy.
• Służą one jako „poduszka bezpieczeństwa” dla właściciela lokalu: jeśli uszkodzisz mieszkanie lub nie zapłacisz za ostatni miesiąc – potrąci on odpowiednią kwotę.
• Jeśli wszystko jest w porządku, kaucja jest zwracana w całości po zakończeniu najmu.

Procedura zawarcia umowy: Poradnik krok po kroku dla najemcy

Uzyskanie dokumentów dotyczących lokalu zastępczego

Pierwszą rzeczą, jaką trzeba zrobić, jest znalezienie tak zwanego „adresu zastępczego”. To formalność tylko na papierze, ale w praktyce bez niej najem okazjonalny jest niemożliwy.

• Musisz dogadać się z krewnym, przyjacielem lub znajomym, który jest gotów oficjalnie potwierdzić, że w razie eksmisji będziesz mógł u niego tymczasowo zamieszkać.
• Osoba ta musi złożyć pisemne oświadczenie, a jej podpis jest weryfikowany przez notariusza.

W praktyce wiele osób ma z tym problem: nie wszyscy chcą „ujawniać” swój adres na potrzeby cudzej umowy.

Przygotowanie do podpisania

Gdy kwestia „adresu zastępczego” jest rozwiązana, czas zebrać resztę dokumentów:

• Paszport lub karta pobytu.
• Pieniądze na notariusza.
• Umowa najmu przygotowana przez właściciela (lepiej wcześniej ją przeczytać i zadać pytania).

Podpisanie umowy i wizyta u notariusza

Teraz następuje kluczowy moment:

1. Spotykasz się z właścicielem.
2. Oboje podpisujecie umowę.
3. Z tą umową i dokumentami idziecie do notariusza.
4. Tam podpisujesz oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji.

Bez tego kroku umowa nie jest uważana za zawartą. To właśnie akt notarialny czyni „najem okazjonalny” szczególnym i prawnie wiążącym.

Przekazanie mieszkania (protokół zdawczo-odbiorczy)

Ostatni krok – odbiór kluczy.

• Sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy, w którym odnotowuje się stan mieszkania: meble, sprzęt AGD, liczniki wody, gazu i prądu.
• Koniecznie rób zdjęcia lub nagrywaj filmy – to Twoja ochrona, jeśli właściciel spróbuje „obciążyć” Cię dodatkowymi kosztami.
• Dopiero od tego momentu stajesz się pełnoprawnym najemcą.

Rozwiązanie umowy i procedura eksmisji

Jak najemca może rozwiązać umowę?

Prawo chroni interesy właściciela, dlatego warunki wypowiedzenia dla najemcy są dość surowe.

• Okres umowy jest stały

Zazwyczaj najem okazjonalny jest zawierany na rok (lub inny konkretny okres). Jeśli w umowie nie ma specjalnych zapisów o wcześniejszym rozwiązaniu, jesteś zobowiązany/a mieszkać tam do końca wskazanego okresu.

• Wcześniejsze rozwiązanie jest możliwe tylko za zgodą właściciela

Oznacza to, że musisz dogadać się bezpośrednio: jeśli właściciel się zgodzi, można podpisać aneks i rozstać się polubownie.

• Wyjątki

Najemca może żądać rozwiązania umowy, jeśli mieszkanie jest obiektywnie niezdatne do zamieszkania (np. stan awaryjny, zagrożenie dla zdrowia, ukryte poważne wady, o których nie poinformowano). W takich przypadkach można powoływać się na artykuły Kodeksu cywilnego.

• Kaucja

Nawet jeśli umowa jest rozwiązywana za porozumieniem stron, właściciel ma prawo potrącić część kaucji, jeśli nie dotrzymałeś/aś terminu wypowiedzenia lub są uszkodzenia.

Wielu najemców dogaduje się w ten sposób – znajdują nowego lokatora, gotowego „przejąć” mieszkanie na tych samych warunkach. Wtedy właściciel zazwyczaj idzie na rękę, ponieważ nie traci dochodu.

Procedura eksmisji: jak to działa w praktyce

Zwykły najem w Polsce chroni lokatorów mocniej: aby eksmitować najemcę, właściciel musi długo procesować się w sądzie. Ale w przypadku najmu okazjonalnego wszystko wygląda inaczej, i właśnie dlatego jest tak lubiany przez wynajmujących.

1. Rozwiązanie umowy

Jeśli najemca narusza warunki (np. nie płaci za mieszkanie przez trzy miesiące lub podnajął je bez zgody właściciela), wynajmujący pisemnie powiadamia go o rozwiązaniu umowy.

2. Wykorzystanie oświadczenia notarialnego

Najemca posiada już oświadczenie o poddaniu się egzekucji, podpisane u notariusza przy zawieraniu umowy. To właśnie ono „wchodzi w życie” w tym momencie.

Oznacza to, że właściciel nie musi udowadniać w sądzie, że ma prawo eksmitować lokatora – od razu idzie z tym dokumentem do komornika.

3. Zwrócenie się do komornika

Właściciel składa dokumenty u komornika. Ten sprawdza wszystko zgodnie z prawem i wyznacza datę eksmisji.

W przeciwieństwie do zwykłych umów najmu, tutaj nie obowiązuje „ochrona przed eksmisją w okresie zimowym” ani odroczenia dla rodzin z dziećmi. Jeśli umowa została rozwiązana – najemca jest zobowiązany opuścić lokal.

4. Eksmisja i „adres zastępczy”

Najemca jest kierowany dokładnie tam, dokąd zgodził się przenieść przy podpisywaniu umowy („lokal zastępczy”). To jest właśnie powód, dla którego bez potwierdzenia takiego adresu nie można zawrzeć umowy najmu okazjonalnego.

W rzeczywistości można się spotkać z tym, że:

• Czasami najemcy zwlekają i nie wyprowadzają się dobrowolnie, licząc na „cud”.
• Od momentu powiadomienia do faktycznej eksmisji może minąć zaledwie kilka tygodni.

Typowe pułapki i błędy, których powinien unikać najemca

Niewypełnienie przez wynajmującego obowiązku zgłoszenia do urzędu skarbowego

Bardzo ważne: właściciel ma obowiązek zgłosić umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od jej podpisania. Zyskujesz więcej czasu i możliwości na zakwestionowanie wszelkich nielegalnych działań wynajmującego.

Nieprawidłowo sformułowane warunki rozwiązania umowy

Czasami do umowy wstawiane są punkty sprzeczne z prawem – na przykład wymagające opuszczenia mieszkania „na pierwsze żądanie” bezpodstawnie. Takie postanowienia są nieważne, ale jeśli ich не zauważysz, możesz łatwo wpaść w kłopoty. Zawsze czytaj umowę uważnie i w razie wątpliwości pytaj prawnika.

Problemy z lokalem zastępczym

Nie zapominaj o tym punkcie: musisz z góry wskazać, dokąd się przeprowadzisz, jeśli umowa zostanie rozwiązana. Jeśli nagle stracisz prawo do tego miejsca (np. właściciel lokalu zastępczego zmienił zdanie co do przyjęcia Cię), prawo daje Ci 21 dni na znalezienie nowego adresu i poinformowanie o tym notariusza. Bez tego procedura eksmisji może stać się bardzo bolesna.

Korzystanie z niesprawdzonych wzorów umów z internetu

Bardzo kuszące jest pobranie gotowego wzoru umowy i podpisanie go. Zawsze sprawdzaj umowę u specjalisty i korzystaj z oficjalnych formularzy, takich jak nasz, zwłaszcza w przypadku najmu okazjonalnego.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy wszystkie osoby zamieszkujące lokal muszą iść do notariusza?

Jeśli w mieszkaniu mieszka kilka osób, formalnie podpis jest wymagany tylko od tej osoby, która będzie najemcą według umowy. Pozostali mieszkańcy są po prostu wskazani w umowie jako osoby zamieszkujące.

Czy cudzoziemiec bez numeru PESEL może zawrzeć taką umowę?

Tak, może, ale pod warunkiem: potrzebny będzie paszport lub karta pobytu i czasami dodatkowe potwierdzenie legalnego pobytu w Polsce.

Co się stanie, jeśli wyprowadzę się z mieszkania przed terminem określonym w umowie?

• Właściciel może zatrzymać część lub całość kaucji.
• Teoretycznie może żądać odszkodowania za utracone miesiące najmu.
• Często praktykuje się znalezienie nowego najemcy na Twoje miejsce – jeśli właściciel się zgodzi, zazwyczaj nie ma problemów.

Czy można odzyskać kaucję za mieszkanie, jeśli wyprowadziłem się wcześniej?

Kaucja jest zwracana tylko po uzgodnieniu z właścicielem i sprawdzeniu stanu mieszkania. Wcześniejsze wyprowadzenie się bez zgody to prawie zawsze powód do niezwrócenia części kaucji.

Czy wynajmujący może rozwiązać umowę bez powodu?

Każde rozwiązanie umowy musi mieć prawną podstawę, która jest albo zapisana w umowie, albo wprost przewidziana w polskim prawie. Na przykład, zaległości w opłatach, użytkowanie lokalu niezgodnie z przeznaczeniem lub podnajem bez zgody właściciela.