Rodzaje zaproszeń do Polski 2026: różnice, możliwości wyboru i procedury składania wniosków

W Polsce stosuje się kilka form zaproszeń, a każda z nich odpowiada konkretnemu celowi wizyty. Wybór zależy od długości pobytu, sytuacji finansowej zapraszanego oraz statusu osoby zapraszającej. Przeanalizujmy główne warianty, które mają zastosowanie w 2026 roku.

1. Zaproszenie wojewódzkie (Rejestracja w Ewidencji Zaproszeń)

Zaproszenie wojewódzkie (Wpis do ewidencji) to oficjalna decyzja administracyjna, która gwarantuje potwierdzenie środków. Jest uważane za obowiązkowe do uzyskania wizy, jeśli gość nie posiada własnych pieniędzy.

Właśnie dlatego ten format jest często wymagany, jeśli zapraszany nie posiada własnych, udokumentowanych środków. Procedurę wydawania reguluje Ustawa o cudzoziemcach. Wymagane będą dokumenty o dochodach, legalnym statusie i miejscu zamieszkania zapraszającego. Czas rozpatrywania może zająć kilka tygodni, dlatego ten wariant warto zaplanować z wyprzedzeniem.

2. Zaproszenie notarialne (Akt notarialny): kiedy wystarczy?

Zaproszenie notarialne jest jedynie listem sponsorującym (list sponsorujący). Dla konsula to słaby dokument. Często nie jest akceptowane jako jedyne potwierdzenie finansowe.

Nadaje się ono do:

• wyjazdów krótkoterminowych;
• wizyt rodzinnych i prywatnych;
• przypadków, gdy zapraszany sam potwierdza posiadanie środków i powrót.

Taki wariant często wykorzystują obywatele Polski lub cudzoziemcy z pobytem stałym przy zapraszaniu krewnych i bliskich znajomych na okres do 90 dni.

Kogo można zaprosić?

Najczęściej zaprasza się: członków rodziny; bliskich krewnych; partnerów lub gości prywatnych.

Należy pamiętać, że zaproszenie samo w sobie nie daje prawa wjazdu. Potwierdza ono cel i warunki pobytu, a ostateczną decyzję podejmuje konsulat lub Straż Graniczna przy wjeździe.

Kto ma prawo wystawić oficjalne zaproszenie? Tabela statusów

Przed złożeniem dokumentów ważne jest, aby trzeźwo ocenić swój status w Polsce. To od niego zależy, czy masz prawo wystawić oficjalne zaproszenie i jak urząd rozpatrzy Twój wniosek.

Poniżej zestawiono wszystko w jednej tabeli — kto rzeczywiście może zapraszać i na jakich warunkach.

Decydujące znaczenie ma nie tylko typ statusu, ale i jego termin ważności, stabilność dochodu oraz potwierdzone miejsce zamieszkania. Nawet przy tym samym typie karty (np. Czasowy pobyt) decyzja może być różna — urząd ocenia sytuację całościowo.

Wystawienie zaproszenia: wymogi dochodowe w 2026 roku

Jeśli już zdecydowałeś się na typ zaproszenia, dalej zaczyna się etap — wyliczenie dochodu. Tutaj najczęściej pojawiają się odmowy lub prośby o doniesienie dokumentów. Przeanalizujmy, jak dokładnie się to liczy i na co warto zwrócić uwagę wcześniej.

Ile pieniędzy trzeba wykazać? (Aktualne kwoty)

Przy wystawianiu oficjalnego zaproszenia urząd kieruje się minimalnymi kwotami, ustalonymi dla cudzoziemców pozostających na utrzymaniu osoby zapraszającej. Na rok 2026 wskaźniki wyglądają następująco:

• dla zapraszanego dorosłego — nie mniej niż ustalone kryterium dochodowe;
• dodatkowo uwzględnia się Twoją własną kwotę minimalną na utrzymanie.

Zgodnie z Ustawą o pomocy społecznej:

• 776 PLN dla osoby samotnie gospodarującej,
• 600 PLN na osobę w rodzinie (plus pokrycie kosztów mieszkaniowych).

Dokładne liczby mogą się nieznacznie różnić w zależności od województwa (interpretacja kosztów), ale baza jest zawsze ta sama — wskaźniki z systemu pomocy społecznej, stosowane zgodnie z Ustawą o pomocy społecznej.

Formuła wyliczenia: „Dochód netto” minus „Koszty mieszkaniowe”

Wyliczenie zawsze opiera się na jednej logice:

Pozostała kwota jest porównywana z minimalnym progiem, ustalonym dla Ciebie i osoby zapraszanej. Jeśli wynik jest niższy niż norma — zaproszenie nie zostanie zarejestrowane, nawet przy wysokiej pensji „na papierze”.

Dlaczego urząd odejmuje czynsz i jak to wpływa na wynik

Urząd uważa: pieniądze, które masz obowiązek zapłacić za mieszkanie, nie mogą być wykorzystane na utrzymanie innej osoby. Dlatego:

• wysoka pensja przy drogim wynajmie może nie przejść weryfikacji;
• skromniejszy dochód przy niskich kosztach czasem wygląda bardziej przekonująco.

Przykład z życia: dwóch wnioskodawców z takim samym dochodem otrzymuje różny wynik. Jeden ma czynsz 3 500 złotych — wyliczenie nie przechodzi. Drugi ma własne mieszkanie — zaproszenie rejestrują bez pytań.

Właśnie dlatego przed złożeniem dokumentów warto wcześniej przeliczyć formułę, a nie kierować się tylko wysokością pensji.

Jakie dokumenty potwierdzają dochód?

Kiedy składasz dokumenty o zaproszenie, urząd ocenia nie obietnice, a potwierdzony i stabilny dochód. Najczęściej akceptowane są:

• umowa o pracę — z aktualnym zaświadczeniem o zarobkach lub ostatnimi paskami płacowymi (RMUA);
• umowa zlecenie / umowa o dzieło — wraz z potwierdzeniem regularnych wpływów i PIT;
• dochód z JDG — wyciąg z CEIDG, potwierdzenie przychodów (KPiR/Ryczałt) i opłacania składek ZUS;
• emerytury lub świadczenia socjalne, jeśli są stałe i legalne.

Dokumenty muszą obejmować kilka miesięcy i pokazywać, że dochód nie jest jednorazowy.

Warunki mieszkaniowe: gdzie zakwaterujesz gościa?

Przy rozpatrywaniu zaproszenia urząd patrzy nie tylko na dochód, ale i na realne warunki zamieszkania. Ważne jest wykazanie, że zapraszany będzie miał konkretne miejsce do życia, spełniające ustalone normy. Przeanalizujmy główne opcje i wymogi stosowane w praktyce w 2026 roku.

1. Mieszkanie własnościowe

Jeśli jesteś właścicielem mieszkania, to najprostszy wariant z punktu widzenia weryfikacji. Urząd ocenia: prawo własności; liczbę mieszkańców; powierzchnię całkowitą i użytkową. Jako potwierdzenie zazwyczaj przyjmuje się odpis z księgi wieczystej lub akt notarialny.

2. Mieszkanie wynajmowane: dlaczego umowa najmu to nie wszystko?

Przy wynajmie mieszkania sama umowa nie wystarczy. Urząd sprawdza, czy masz prawo lokować w nim osoby trzecie. Zwraca uwagę na:

• okres ważności umowy najmu;
• punkt o możliwości zamieszkania innych osób (podnajem/użyczenie);
• zgodność adresu zameldowania z faktycznym miejscem pobytu.

Uwaga: Jeśli w umowie wprost wskazano ograniczenie co do zamieszkiwania dodatkowych osób, urząd może zażądać pisemnej zgody właściciela mieszkania.

3. Normy metrażu na osobę

Normy mieszkaniowe stosuje się do oceny warunków sanitarnych i bytowych. Z reguły bierze się pod uwagę: całkowitą powierzchnię lokalu; liczbę zameldowanych i faktycznie zamieszkujących osób; dodatkowe zakwaterowanie zapraszanego. Nie ma jednej sztywnej liczby w ustawie dla zaproszeń, ale w praktyce urząd wychodzi z założenia, że lokal nie może być przeludniony (często stosuje się analogię do norm socjalnych).

Procedura krok po kroku w Urzędzie Wojewódzkim

Przykład oficjalnej podstawy prawnej: Ustawa o cudzoziemcach, art. 35–37.

Terminy oczekiwania i odbioru dokumentu

Po złożeniu dokumentów najczęstsze pytanie brzmi — ile trzeba czekać i co dokładnie otrzymasz do ręki.

Oficjalne terminy kontra rzeczywistość

Zgodnie z prawem, a dokładnie art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego, urząd ma obowiązek rozpatrzyć sprawę:

• w ciągu 30 dni — w sytuacji standardowej;
• do 60 dni — jeśli sprawa zostanie uznana za skomplikowaną.

W praktyce terminy niemal zawsze są bliższe temu drugiemu wariantowi. Powody: weryfikacja dochodu i mieszkania odbywa się przez bazy wewnętrzne; przy jakiejkolwiek wątpliwości urząd wysyła dodatkowe wezwanie; okresy urlopowe i duże obciążenie spowalniają proces.

Jeśli pakiet jest kompletny i logiczny, zaproszenie jest często gotowe w 3-5 tygodni. Jeśli było wezwanie do uzupełnienia — termin łatwo przekracza 2 miesiące.

Jak wygląda gotowe zaproszenie i jak je przekazać gościowi

Gotowe zaproszenie wojewódzkie to dokument papierowy zawierający:

• numer wpisu w ewidencji zaproszeń;
• dane zapraszającego i gościa;
• termin ważności;
• podpis i pieczęć wojewody.

Co robić w przypadku odmowy?

Nawet jeśli przygotowałeś dokumenty starannie, czasem urząd wydaje decyzję odmowną. Ważne, by zrozumieć, że to nie koniec, a sygnał, że pakiet dokumentów lub wyliczenie dochodu/mieszkania nie spełniły kryteriów formalnych.

Najczęstsze przyczyny odmowy

• Niewystarczający lub niestabilny dochód.
• Warunki mieszkaniowe nie spełniają norm (zbyt mało metrów lub zakaz w umowie).
• Błędy w dokumentach (rozbieżność danych).
• Naruszone terminy składania dokumentów.

Procedura odwoławcza: 14 dni na zaskarżenie

Po oficjalnej odmowie masz 14 dni na złożenie odwołania. Praktyczne kroki:

1. Pisemne odwołanie do tego samego urzędu wojewódzkiego (przykład Warszawa), który wydał odmowę (skierowane do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem wojewody).
2. Wyjaśnienie i poprawa błędów: dołącz brakujące dokumenty lub sprostowania.
3. Powołanie się na przepisy i stan faktyczny.

Dalsze działania: Wiza i przekroczenie granicy

Należy rozumieć, że zaproszenie jedynie potwierdza cel i warunki wizyty, a decyzję o wydaniu wizy podejmuje konsulat.

Czy zaproszenie gwarantuje otrzymanie wizy?

Nie, zaproszenie nie jest automatyczną przepustką. Konsulat ocenia legalność zapraszającego, wystarczalność dochodu, cel wizyty oraz kompletność dokumentów gościa.

Obowiązki zapraszającego