Załącznik nr 1 do karty pobytu 2026: Co to jest i dlaczego bez niego nie dostaniesz karty pobytu?

30 grudnia 2025, 17:30
Data aktualizacji: 30 grudnia 2025, 18:32

Podziel się Facebook X / Twitter Telegram

Komentarze 0

Załącznik nr 1 – to podstawowy dokument przy składaniu wniosku o kartę pobytu z tytułu pracy. To właśnie on potwierdza, że za Twoim wnioskiem stoi realny pracodawca, rzeczywiste miejsce pracy oraz warunki zgodne z polskim prawem.

Istota prawna dokumentu: potwierdzenie od pracodawcy

Załącznik nr 1 wypełniany jest wyłącznie przez pracodawcę. Podpis pracownika na tym dokumencie nie jest wymagany – i jest to kwestia kluczowa. Urząd Wojewódzki traktuje go jako oficjalne oświadczenie ze strony firmy.

W dokumencie wskazuje się:

pełne dane pracodawcy (nazwa, NIP, REGON, adres);
stanowisko i charakter pracy;
rodzaj umowy (umowa o pracę, umowa zlecenie – jeśli dopuszczalne);
wymiar czasu pracy;
wysokość wynagrodzenia;
przewidywany okres zatrudnienia.

Ten dokument potwierdza, że warunki pracy:

spełniają minimalne wymogi prawne;
nie naruszają zasad rynku pracy;
są porównywalne z warunkami dla polskich pracowników na analogicznym stanowisku.

Ważne: Załącznik nr 1 musi być ważny w momencie składania wniosku. Jeśli dokument jest przestarzały, zawiera nieścisłości lub nie pokrywa się z pozostałymi dokumentami (umowa, wniosek, PESEL), urząd ma prawo wezwać do poprawek lub zawiesić rozpatrywanie sprawy.

Dla jakich typów kart pobytu Załącznik nr 1 jest obowiązkowy?

Załącznik nr 1 jest wymagany we wszystkich przypadkach, gdy podstawą ubiegania się o kartę pobytu jest praca u konkretnego pracodawcy. Urząd traktuje go jako potwierdzenie zatrudnienia „tu i teraz”, a nie abstrakcyjnego zamiaru podjęcia pracy.

Dokument jest obowiązkowy przy składaniu wniosku o:

jednolite zezwolenie na pobyt i pracę (jednolita karta pobytu i pracy) – najczęstszy wariant;
kartę pobytu z tytułu pracy u konkretnego pracodawcy przy przedłużaniu;
zmianę pracodawcy, jeśli karta nie została jeszcze wydana lub zmieniają się warunki;
pierwszorazowe złożenie wniosku po wjeździe na wizie/ruchu bezwizowym, gdy praca już się rozpoczęła.

Gdzie Załącznik nr 1 nie jest potrzebny:

przy karcie pobytu z tytułu nauki;
przy karcie pobytu z tytułu łączenia rodzin;
przy karcie pobytu z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej (B2B);
przy pobycie stałym (karta stałego pobytu).

Główny wyznacznik jest prosty: jeśli podstawą jest umowa o pracę/zlecenia z pracodawcą, Załącznik nr 1 jest obowiązkowy.

👉 Przeczytaj także:
UKR do 2026: komu teraz będą przyznawać 800+ na nowych zasadach?

Nie czekaj, aż będzie za późno! Prezydent Polski podpisał ustawę zmieniającą warunki pobytu i wypłat. Przeanalizowaliśmy rozporządzenie – dowiedz się, co jest wymagane od Ciebie już teraz.

Terminy składania Załącznika nr 1: Od razu czy donieść później?

Zgodnie z prawem Załącznik nr 1 powinien być składany razem z wnioskiem o pobyt czasowy. To dokument bazowy, bez którego wniosek uznaje się za niekompletny (braki formalne).

W praktyce możliwe są dwa scenariusze:

1. Złożenie od razu z wnioskiem

To optymalny wariant. Sprawa przyjmowana jest bez opóźnień, nie jest wszczynana procedura „uzupełnienia braków”, a rozpatrywanie zaczyna się szybciej.

2. Doniesienie na wezwanie urzędu

Zdarza się to, jeśli:

pracodawca nie zdążył przygotować dokumentu;
warunki pracy zmieniły się w ostatniej chwili.

W takim przypadku urząd wysyła oficjalne pismo z wezwaniem do doniesienia Załącznika nr 1 w wyznaczonym terminie (zazwyczaj 7-14 dni). Jeśli termin nie zostanie dotrzymany – postępowanie może zostać zawieszone lub pozostawione bez rozpoznania.

Warto zrozumieć: doniesienie dokumentu później to wyjątek, a nie norma. Każde dodatkowe wezwanie wydłuża czas rozpatrywania sprawy i zwiększa ryzyko błędów.

Kto wypełnia Załącznik nr 1: Zasady dla pracodawcy

Załącznik nr 1 wypełniany jest ściśle w ramach procedury składania wniosku o kartę pobytu z tytułu pracy. Dokument ten potwierdza realne warunki zatrudnienia i jest wykorzystywany przez urząd jako podstawa do wydania decyzji.

Główna zasada: dlaczego podpisywać musi tylko pracodawca?

Załącznik nr 1 to oficjalne potwierdzenie ze strony pracodawcy, a nie oświadczenie wnioskodawcy. Właśnie dlatego:

dokument podpisuje tylko pracodawca lub upoważniona osoba z firmy;
podpis pracownika lub wypełnienie „za pracodawcę” jest niedopuszczalne;
urząd traktuje Załącznik nr 1 jako gwarancję, że pracodawca bierze na siebie zadeklarowane zobowiązania.

Z prawnego punktu widzenia to ważny moment. Urząd sprawdza nie tylko samego cudzoziemca, ale i pracodawcę:

czy firma istnieje,
czy ma prawo zatrudniać cudzoziemców,
czy warunki pracy pokrywają się z dokumentami legalizującymi pracę.

👉 Przeczytaj także:
Bezpłatna pomoc prawna dla Ukraińców w Polsce — gdzie ją uzyskać i kto ma do niej prawo

Wielu Ukraińców wciąż nie wie, że przysługuje im bezpłatna pomoc prawna. Zebraliśmy wszystkie adresy i telefony w jednym miejscu. Dowiedz się, gdzie się zgłosić, aby rozwiązać swoje problemy, nie wydając ani złotówki.

Jeśli Załącznik nr 1 nie został wypełniony przez pracodawcę lub został podpisany „pro forma”, dokument może zostać uznany za nieważny. W rezultacie – zawieszenie sprawy lub odmowa bez rozpatrzenia merytorycznego.

Zmiana pracy i nowe warunki: Kiedy potrzebny jest nowy Załącznik nr 1

Załącznik nr 1 odzwierciedla konkretne warunki pracy w konkretnym momencie, dlatego w wielu sytuacjach trzeba go wystawić na nowo. Często się o tym zapomina, zwłaszcza jeśli sprawa o kartę pobytu jest już w toku.

Nowy Załącznik nr 1 jest wymagany, jeśli zmienia się chociaż jeden z kluczowych parametrów zatrudnienia:

zmiana pracodawcy;
przejście na inne stanowisko lub inny zakres obowiązków;
zmiana rodzaju umowy (umowa zlecenie → umowa o pracę i odwrotnie);
zmiana wymiaru czasu pracy lub stawki;
przedłużenie umowy na nowy okres;
zmiana miejsca wykonywania pracy, jeśli jest ono wskazane w dokumencie.

Zmieniły się warunki pracy — przygotujcie nowy Załącznik nr 1 i złóżcie go w urzędzie od razu, nie czekając na wezwanie.

Załącznik nr 1 a agencje pracy tymczasowej: Kim jest pracodawca użytkownik?

Przy pracy przez agencję pracy tymczasowej (agencja pracy tymczasowej) pojawia się specyfika, która często wprowadza zamieszanie.

Uczestniczą tu dwie strony:

agencja – formalny pracodawca (czyli ten, z kim masz podpisaną umowę);
pracodawca użytkownik – firma, w której faktycznie wykonujesz pracę.

W Załączniku nr 1:

dokument wypełnia i podpisuje agencja, jako Twój oficjalny pracodawca;
w odpowiednich polach obowiązkowo wskazuje się pracodawcę użytkownika, w tym nazwę firmy i miejsce wykonywania pracy.

Ważne: Dla wnioskodawcy oznacza to jedno: przy pracy przez agencję zawsze upewnij się, kto dokładnie jest wskazany w Załączniku nr 1 i czy pokrywa się to z faktycznym miejscem pracy. Zmniejsza to ryzyko przestojów w rozpatrywaniu sprawy i zbędnych pytań z urzędu.

Gdzie pobrać aktualny druk Załącznika nr 1 w 2025 roku?

Aktualny druk Załącznika nr 1 należy pobierać wyłącznie z oficjalnych źródeł. To ważne: przestarzałe lub nieoficjalne formularze często stają się przyczyną odmów (lub wezwań do uzupełnienia).

Sprawdzone źródła:

Oficjalny portal rządowy z przekierowaniami na strony konkretnych Urzędów Wojewódzkich: https://www.gov.pl/web/gov/uw
Zazwyczaj druki znajdują się w działach „Karta pobytu” / „Cudzoziemcy”.
Formularze publikowane są jako załączniki do aktów prawnych (rozporządzeń) Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA). Należy używać tylko wersji obowiązujących w momencie składania dokumentów.
Formularze do legalizacji pobytu i pracy publikowane na oficjalnych stronach państwowych, w tym: https://www.gov.pl/web/udsc
(Urząd do Spraw Cudzoziemców).

Przed wypełnieniem zawsze sprawdzaj:

datę publikacji formularza;
zgodność z Twoim typem wniosku;
region składania dokumentów.

Jeśli masz wątpliwości, najlepiej pobrać druk bezpośrednio ze strony Twojego Urzędu Wojewódzkiego – to najpewniejsza opcja.

Jak odróżnić aktualny druk Załącznika nr 1 od przestarzałego

Uwaga na stare druki!

Stare wersje Załącznika nr 1 wciąż „krążą” po forach, grupach w social mediach, a nawet na stronach pośredników. Z zewnątrz mogą wyglądać niemal identycznie, ale dla urzędu różnica jest zasadnicza.

Aby zrozumieć, że masz przed sobą aktualny druk, sprawdź:

obecność odwołania do aktualnego rozporządzenia w dolnej części dokumentu (stopce);
zgodność nazwy procedury (np. pobyt czasowy i praca);
aktualną strukturę pól – stare druki często nie zawierają informacji o wymiarze czasu pracy lub pracodawcy użytkowniku;
datę ostatniej aktualizacji formularza na stronie urzędu.

Ważne: urzędy pracują ściśle według obowiązującego prawa. Jeśli złożysz Załącznik nr 1 na starym formularzu, dokument może nie zostać przyjęty jako prawidłowy, nawet jeśli wszystkie dane są wypełnione poprawnie.

Zamieszanie z numeracją: dlaczego w nagłówku może być napisane „Załącznik nr 2”?

Przyczyna to techniczna numeracja załączników wewnątrz konkretnego rozporządzenia.

W jednym rozporządzeniu załącznik do karty pobytu może być oznaczony jako Załącznik nr 2,
W innym – jako Załącznik nr 1, przy czym w istocie jest to ten sam dokument: potwierdzenie warunków pracy od pracodawcy.

Jeśli formularz pobrano z oficjalnej strony urzędu wojewódzkiego lub bezpośrednio z obowiązującego rozporządzenia, numeracja w nagłówku nie jest błędem i nie wpływa na przyjęcie dokumentów.

Wzór wypełniania Załącznika nr 1: Instrukcja krok po kroku

Załącznik nr 1 wypełnia się ściśle według struktury formularza. Każda sekcja ma swoje przeznaczenie, a błędy najczęściej wynikają nie ze skomplikowanych sformułowań, ale z błędnego zrozumienia, kto dokładnie jest stroną dokumentu.

Poniżej – omówienie głównych sekcji, z naciskiem na to, co sprawdzają w pierwszej kolejności.

Część I: Dane pracodawcy (podmiotu powierzającego)

W tej sekcji wpisuje się dane pracodawcy jako osoby prawnej, a nie dane osobowe kierownika.

Tutaj wpisujemy:

pełną nazwę firmy (dokładnie jak w KRS lub CEIDG);
adres siedziby firmy;
numer rejestrowy (KRS lub NIP – w zależności od formy);
dane kontaktowe pracodawcy.

Ważne: dyrektor, właściciel czy członek zarządu nie jest pracodawcą jako strona umowy (w przypadku spółek). Nawet jeśli dyrektor podpisuje dokument, w sekcji I wskazuje się firmę, a nie osobę fizyczną.

Część II: Pracodawca użytkownik

Ta sekcja jest wypełniana tylko w przypadku, gdy faktyczne miejsce pracy różni się od formalnego pracodawcy. Chodzi o sytuacje, gdy:

jesteś zatrudniony przez agencję pracy;
pracujesz w modelu outsourcingu lub leasingu pracowniczego;
umowa jest zawarta z jedną firmą, a pracę wykonujesz w innej (zgodnie z ustawą).

Jeśli takie warunki nie występują i pracujesz bezpośrednio u pracodawcy, sekcja II pozostaje pusta. Jej wypełnianie „na wszelki wypadek” jest błędem.

Jeśli jednak sekcja jest wypełniana, wskazuje się w niej:

dane firmy, w której faktycznie wykonywana jest praca;
adres miejsca pracy;
informacje pozwalające jednoznacznie zidentyfikować pracodawcę użytkownika.

Część III: Warunki pracy cudzoziemca – kluczowa część Załącznika nr 1

Poniżej – punkt po punkcie, co ważne, aby wskazać poprawnie.

Wskazanie stanowiska i kodu zawodu
W rubryce Stanowisko trzeba wpisać dokładnie to stanowisko, które widnieje w umowie i zezwoleniu na pracę (jeśli dotyczy). Osobno wskazuje się kod zawodu według polskiej klasyfikacji (KZiS). Dobiera go pracodawca.

Co sprawdza urząd:

czy stanowisko pokrywa się z umową;
czy kod zawodu odpowiada charakterowi pracy;
czy pozycja nie wygląda na fikcyjną.

Rodzaj umowy i wymiar czasu pracy
W tym bloku wskazuje się:

typ umowy: umowa o pracę lub umowa zlecenie (cywilnoprawna);
wymiar czasu pracy: pełny etat, część etatu lub wymiar godzinowy.

Wynagrodzenie: brutto, netto i wymogi minimalne

W Załączniku nr 1 zawsze wskazuje się wynagrodzenie brutto, a nie netto. To sprawa kluczowa.

Ważne: Jeśli dochód jest niższy niż poziom minimalny – nawet przy pełnym etacie – to niemal gwarantowane wezwanie lub odmowa.

Co to jest „Zaliczenie okresów pracy” i po co ten punkt
Ten punkt dotyczy zaliczania okresów pracy, jeśli:

pracowałeś już u tego pracodawcy wcześniej;
praca jest kontynuowana bez przerwy;
zmienia się forma legalizacji, ale nie faktyczne warunki pracy.

Pracodawca wskazuje, czy poprzednie okresy pracy wliczają się do obecnych warunków. Jest to ważne dla zrozumienia stabilności zatrudnienia i braku „fikcyjnego startu” pracy tylko pod dokumenty. Jeśli ten punkt jest wypełniony niepoprawnie lub pominięty, urząd może prosić o dodatkowe wyjaśnienia.

Oświadczenie o karalności (Oświadczenie podmiotu powierzającego): na co patrzy urząd
Oświadczenie podmiotu powierzającego – to deklaracja pracodawcy, że nie zachodzą wobec niego przesłanki uniemożliwiające zatrudnienie cudzoziemca (karalność za określone przestępstwa).

Ważne jest rozróżnienie, kto dokładnie jest pracodawcą.

Jeśli pracodawca to osoba fizyczna (np. jednoosobowa działalność gospodarcza), wypełnia się punkty 1-6. Potwierdza się w nich brak skazania za konkretne wykroczenia związane z prawem pracy, naruszeniami migracyjnymi i przestępstwami gospodarczymi.
Jeśli pracodawca to firma (sp. z o.o., S.A. i inne osoby prawne), wypełnia się punkt 7. Tutaj mowa już nie o osobistej karalności, a o podmiocie prawnym i osobach nim zarządzających.

W praktyce urząd sprawdza:

czy wypełniony punkt odpowiada typowi pracodawcy;
czy nie ma pominięć lub „mieszania” punktów;
czy dane pokrywają się z informacjami w rejestrach (CEIDG, KRS).

Błąd w wyborze punktów to częsta przyczyna wezwania do poprawy.

Finałowa weryfikacja: data, podpis i pieczątka

Nawet poprawnie wypełniony Załącznik nr 1 może zostać uznany za nieważny, jeśli popełniono błędy w części końcowej.

Przed złożeniem koniecznie sprawdź:

Data – musi być aktualna i logicznie pokrywać się z datą złożenia wniosku. Dokument ze „starą” datą często jest zwracany.
Podpis – stawia tylko osoba upoważniona:
- właściciel firmy,
- członek zarządu (zgodnie z reprezentacją),
- osoba z oficjalnym pełnomocnictwem.
Pieczątka – nie zawsze jest obowiązkowa prawnie, ale jeśli firma posiada pieczątkę, jej brak może wzbudzić zbędne pytania.

Jeśli podejść do wypełniania uważnie i bez pośpiechu, ten etap przechodzi spokojnie i bez dodatkowych zapytań.

TOP błędów w Załączniku nr 1, prowadzących do odmowy w karcie pobytu

Poniżej – najczęstsze przyczyny odmów, z jakimi spotykają się Ukraińcy w praktyce.

Błąd 1: Niezgodność danych w Załączniku nr 1 oraz w Zezwoleniu / Oświadczeniu / Informacji starosty

Urząd zawsze porównuje dokumenty między sobą. Jeśli dane różnią się chociaż w jednym punkcie, uznaje się to za naruszenie warunków powierzenia pracy.

Najczęściej nie pokrywa się:

stanowisko – sformułowanie różni się na poziomie słów;
czas pracy – w jednym dokumencie pełny etat, w drugim niepełny;
rodzaj umowy – umowa o pracę wskazana w jednym miejscu, umowa zlecenie w drugim;
pracodawca – inna nazwa firmy, NIP lub adres;
data rozpoczęcia pracy.

Jeśli wykryto rozbieżność, możliwe są dwa scenariusze: wezwanie do wyjaśnień/poprawy i zawieszenie sprawy, albo bezpośrednia odmowa, jeśli niezgodność uznano za istotną.

Błąd 2: Wynagrodzenie niższe niż minimalne lub niedostosowanie stawki do godzin pracy

Druga częsta przyczyna odmowy – finansowe warunki pracy. Urząd sprawdza nie tylko kwotę, ale i logikę wyliczenia.

Na co zwracają uwagę:

czy wynagrodzenie brutto odpowiada płacy minimalnej na moment orzekania;
czy stawka jest adekwatna do liczby godzin lub wymiaru etatu;
czy wynagrodzenie nie wygląda na zaniżone dla danego stanowiska.

Typowe problemy:

płaca minimalna wskazana za pełny etat, a faktycznie wpisany niepełny (co daje kwotę poniżej minimum);
stawka godzinowa niższa niż ustawowe minimum;
w Załączniku nr 1 wskazana jedna kwota, a w umowie – inna;
wynagrodzenie nie zostało zwaloryzowane, mimo że stawka minimalna wzrosła.

W 2025 roku urzędy szczególnie uważnie sprawdzają ten punkt, ponieważ wynagrodzenie to bezpośredni dowód na realność pracy i zdolność cudzoziemca do utrzymania się w Polsce.

Błąd 3: Podpis osoby nieupoważnionej

Załącznik nr 1 uznaje się za ważny tylko wtedy, gdy podpisała go osoba mająca do tego umocowanie prawne.

W przypadku Sp. z o.o. prawo podpisu mają:

członek zarządu – zgodnie z KRS;
kilku członków zarządu – jeśli w KRS wskazano reprezentację łączną;
prokurent – tylko jeśli prokura jest zarejestrowana w KRS i obejmuje takie czynności.

Częsty błąd – gdy dokument podpisuje:

HR-menedżer;
księgowy;
koordynator lub kierownik projektu;
przedstawiciel agencji bez prokury.

Nawet jeśli ta osoba faktycznie prowadzi Cię w pracy, dla urzędu taki podpis jest prawnie nieważny. W efekcie dokument uznaje się za niepodpisany, a sprawa może zakończyć się odmową.

Błąd 4: Brak wskazania „brutto” przy kwocie wynagrodzenia

Jeszcze jeden powszechny błąd – forma wskazania wynagrodzenia. W Załączniku nr 1 kwota musi być wskazana w brutto, bez dwuznaczności.

Jeśli w dokumencie napisano po prostu: „wynagrodzenie: 4 500 złotych” bez dopisku brutto, urząd nie będzie się domyślał, co miano na myśli.

Dla urzędnika oznacza to:

niemożność sprawdzenia przestrzegania płacy minimalnej;
ryzyko, że kwota została podana w netto;
brak jasnej podstawy finansowej dla karty pobytu.

W praktyce prowadzi to do wezwania do poprawy (jeśli masz szczęście), zawieszenia rozpatrywania lub odmowy, jeśli błąd nie zostanie usunięty w terminie.

Prawidłowe sformułowanie zawsze wygląda jednoznacznie, na przykład:

„wynagrodzenie brutto: … zł miesięcznie”;
lub „stawka brutto za godzinę: … zł”.

Ten punkt wydaje się techniczny, ale właśnie przez niego wiele spraw „wisi” miesiącami. Sprawdzenie jednej linijki przed złożeniem dokumentów często decyduje o wyniku całego procesu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) o Załącznik nr 1

Czy można wypełnić Załącznik nr 1 na komputerze, czy tylko ręcznie?

Można, a nawet trzeba wypełniać na komputerze. Dla urzędów to nawet preferowany wariant: tekst jest czytelny, dane jednoznaczne, mniejsze ryzyko pomyłek. Dopuszczalne jest wypełnienie ręczne, ale tylko czytelnie i bez skreśleń. W praktyce dokumenty wypełnione ręcznie częściej powodują konieczność dopytywania i wezwań do wymiany.

Co robić, jeśli pracodawca odmawia podpisania Załącznika nr 1?

W takim przypadku wyrobienie karty pobytu jest niemożliwe – Załącznik nr 1 jest dokumentem obowiązkowym. Przyczyny odmowy bywają różne: pracodawca nie rozumie odpowiedzialności, nie chce wiązać się z urzędem lub nie planuje długoterminowej współpracy.

Praktyczne warianty działań:

spokojnie wyjaśnić, że dokument nie tworzy nowych zobowiązań, a jedynie potwierdza już istniejące warunki pracy;
pokazać wzór wypełnionego druku i wskazać, jakie dokładnie dane są wymagane;
jeśli odmowa jest kategoryczna – rozważyć zmianę pracodawcy przed złożeniem wniosku.

Bez podpisanego Załącznika nr 1 urząd albo nie przyjmie sprawy, albo wyda decyzję odmowną.

Czy trzeba dołączać KRS lub CEIDG pracodawcy?

Z reguły dołączanie nie jest obowiązkowe, ponieważ urząd sam sprawdza dane w rejestrach. Jednak w praktyce kopia aktualnego KRS (dla Sp. z o.o.) lub CEIDG (dla JDG) często przyspiesza weryfikację i zmniejsza liczbę dodatkowych zapytań.

Rekomendacja: jeśli pracodawca nie ma nic przeciwko, lepiej dołączyć wydruk z rejestru, aktualny na dzień składania dokumentów. Jest to szczególnie przydatne, jeśli firma niedawno zmieniła adres, zmienił się skład zarządu lub powołano prokurenta.

Ile czasu ważny jest Załącznik nr 1?

Formalnie termin ważności nie jest wskazany w ustawie. W praktyce urzędy kierują się aktualnością danych. Ogólna zasada jest taka:

Załącznik nr 1 musi być aktualny w momencie składania wniosku;
dokument starszy niż 30 dni często uznawany jest za przestarzały;
przy długim oczekiwaniu na złożenie lub wezwaniu do uzupełnienia dokumentów urząd może wymagać nowego druku.

Najlepsze podejście – podpisywać Załącznik nr 1 na krótko przed złożeniem i nie używać starych wersji, nawet jeśli warunki pracy się nie zmieniły. Jeśli pojawiają się zmiany w umowie, wynagrodzeniu lub czasie pracy – wymagany jest nowy Załącznik nr 1, bez wyjątków.

Podziel się Facebook X / Twitter Telegram

Komentarze 0

Popularne

Polecane

Najnowsze