Status karty pobytu – sprawdzenie statusu karty pobytu

Oczekiwanie na kartę pobytu w Polsce może trwać miesiącami, a czasami nawet rok. Na szczęście, status wniosku można sprawdzić na różne sposoby – online poprzez strony internetowe urzędów wojewódzkich, telefonicznie lub osobiście w urzędzie. Poniżej omówimy najwygodniejsze opcje i udzielimy praktycznych porad, abyście nie zgubili się w biurokratycznych zawiłościach.

Sprawdzanie statusu sprawy online – Strony urzędów wojewódzkich

Sprawdzanie statusu karty pobytu online to prawdopodobnie najwygodniejszy sposób na oszczędność czasu i nerwów. Wiele urzędów wojewódzkich ma własne strony internetowe, na których wystarczy wpisać numer sprawy i kod dostępu, aby dowiedzieć się, na jakim etapie jest rozpatrywanie wniosku.

Aby zalogować się do systemu, prawie zawsze potrzebny jest numer sprawy i specjalny kod dostępu (wydawany wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku).

Przykłady województw, w których to działa

• Województwo Mazowieckie (Warszawa) – osobny portal dla cudzoziemców inPOL inpolinc.com/.
• Województwo Wielkopolskie (Poznań) – sprawdzanie dostępne online, wymaga podania numeru sprawy i kodu. Strona (ogólna) poznan.uw.gov.pl
• Województwo Pomorskie (Gdańsk) – status można sprawdzić po numerze sprawy. https://www.gov.pl/web/uw-pomorski/wydzial-spraw-cudzoziemcow
• Województwo Opolskie (Opole) – szybkie sprawdzanie za pomocą kodów RPW lub UPO. https://www.gov.pl/web/uw-opolski

Zobacz podobne:
Oferujemy wzór CV do skutecznego ubiegania się o pracę w Polsce

Praktyczna rada

Zachowaj wszystkie dane, które otrzymujesz przy składaniu dokumentów – numer sprawy, kody, wydruki. Często informacje do logowania przychodzą na e-mail lub SMS-em, a bez nich zalogowanie się do systemu jest niemożliwe. Jeśli zgubisz kod, jego odzyskanie będzie trudne i będziesz musiał/a zwrócić się do urzędu osobiście.

Sprawdzanie statusu sprawy telefonicznie – infolinie urzędów wojewódzkich

Czasami najprościej jest po prostu wziąć telefon i zadzwonić. Zwłaszcza gdy sprawdzanie online się zawiesza, kod dostępu nie przychodzi lub pismo z urzędu wojewódzkiego wydaje się niezrozumiałe. Kontakt telefoniczny może zaoszczędzić mnóstwo czasu i nerwów.

Co przygotować do rozmowy:

• Numer Twojej sprawy
• Pełne imię i nazwisko
• Data urodzenia
• PESEL, jeśli go posiadasz
• Paszport lub inny dokument tożsamości

Infolinie są często przeciążone, zwłaszcza w dużych miastach. Nie zdziw się, jeśli będziesz musiał/a próbować dodzwonić się kilka razy. To normalne.

Zobacz podobne:
Jak wyrobić ukraiński paszport i inne dokumenty we Wrocławiu?

Na przykład: Oksana z Czernihowa dzwoniła do Warszawy trzy razy, zanim udało jej się połączyć – ale ostatecznie otrzymała dokładne informacje o terminach i sposobie odbioru karty.

Przykładowe numery infolinii:

• Warszawa: 22 695 67 73
• Łódź: 42 664 17 97

Przygotuj wcześniej wszystkie dane, aby od razu podać pracownikowi wszystkie informacje – to przyspiesza rozmowę i zmniejsza stres.

Sprawdzanie statusu sprawy osobiście w urzędzie wojewódzkim

Jeśli online lub telefonicznie nie da się nic załatwić, czasami prościej jest po prostu pójść do urzędu. Szczególnie jeśli:

• Nie masz kodu dostępu
• Otrzymałeś/aś dziwne pismo z prośbą o uzupełnienie dokumentów
• Musisz dołączyć zaświadczenia lub odebrać kartę

W większości urzędów są osobne okienka dla cudzoziemców. Często wymagana jest wcześniejsza rejestracja wizyty online, aby nie stać w kolejce przez kilka godzin.

Przykład z życia:

Rodzina Igora z Mariupola trzykrotnie próbowała sprawdzić status wniosku o kartę pobytu zarówno online, jak i telefonicznie, ale bezskutecznie. Jedna wizyta w Opolu załatwiła wszystko w 20 minut – pracownicy od razu znaleźli sprawę, wskazali brakujące dokumenty i wyjaśnili, kiedy można przyjść po kartę.

Należy ze sobą zabrać:

• Paszport
• Numer sprawy
• Wszystkie dokumenty, które już zostały złożone
• Kopie pism z urzędu wojewódzkiego

To naprawdę oszczędza czas i eliminuje niepotrzebne obawy.

Sprawdzanie statusu sprawy przez e-mail

Jeśli kontakt telefoniczny i wizyta osobista są niemożliwe, zawsze można napisać e-mail do odpowiedniego urzędu wojewódzkiego. Ten sposób jest wygodny dla tych, którzy mieszkają daleko lub nie mogą wybrać się osobiście.

Co należy podać w mailu:

• Pełne imię i nazwisko
• Data urodzenia
• Numer paszportu
• Krótki, ale precyzyjny opis zapytania

Rada: dołącz skany dokumentów i numer sprawy. Dzięki temu pracownik będzie mógł szybko znaleźć Twoje informacje i udzielić konkretnej odpowiedzi.

Na przykład, Maria z Charkowa wysłała list z pełnym pakietem dokumentów i po dwóch dniach otrzymała wyjaśnienie, kiedy dokładnie jej wniosek zostanie rozpatrzony.

Ogólne rady dla uchodźców

1. Zachowaj wszystkie kody i numery – przydadzą się nie tylko do sprawdzania online, ale także podczas wizyty lub rozmowy telefonicznej.
2. Nie odkładaj działań na później – jeśli pismo z urzędu wojewódzkiego wymaga uzupełnień, lepiej zająć się tym od razu, aby nie przedłużać procesu.
3. Korzystaj ze wszystkich dostępnych sposobów – czasami łatwiej jest połączyć telefon i e-mail, a w razie potrzeby – wizytę osobistą.

Jak sprawdzić status karty pobytu według województw?

Poniżej znajdziesz kontakty i sposoby sprawdzania karty pobytu we wszystkich 16 województwach Polski. Kliknij na odpowiedni region, aby przejść do tabeli:

• Warmińsko-Mazurskie
• Wielkopolskie
• Zachodniopomorskie
• Kujawsko-Pomorskie
• Łódzkie
• Lubelskie
• Lubuskie
• Mazowieckie
• Małopolskie
• Dolnośląskie
• Opolskie
• Podkarpackie
• Podlaskie
• Pomorskie
• Świętokrzyskie
• Śląskie

Województwo Warmińsko-Mazurskie

Województwo Wielkopolskie

Województwo Zachodniopomorskie

Województwo Kujawsko-Pomorskie

Województwo Łódzkie

Województwo Lubelskie

Województwo Lubuskie

Województwo Mazowieckie

Województwo Małopolskie

Województwo Dolnośląskie

Województwo Opolskie

Województwo Podkarpackie

Województwo Podlaskie

Województwo Pomorskie

Województwo Świętokrzyskie

Województwo Śląskie

Etapy rozpatrywania i możliwe statusy wniosku o kartę pobytu

Po złożeniu wniosku o kartę pobytu rozpoczyna się dość intensywny proces, który może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Aby się nie pogubić i rozumieć, na jakim jesteś etapie, warto wiedzieć, co oznaczają poszczególne statusy.

Złożenie wniosku – wniosek zarejestrowany

To pierwszy krok. Twój wniosek został oficjalnie przyjęty przez urząd wojewódzki i masz już numer sprawy. Zachowaj go – przyda się do wszystkich weryfikacji.

Wezwanie do złożenia odcisków linii papilarnych – wezwanie do pobrania odcisków

Po rejestracji najczęściej przychodzi zaproszenie na pobranie odcisków palców. Jest to obowiązkowa procedura dla wszystkich wnioskodawców powyżej 12 roku życia. Nie ignoruj pisma – bez odcisków proces nie ruszy dalej.

Analiza braków formalnych – sprawdzanie dokumentów

Urząd sprawdza, czy są wszystkie niezbędne dokumenty. Czasami wykrywane są drobne braki: brakujące podpisy, nieprawidłowe kopie dokumentów.

Wezwanie dotyczące uzupełnienia braków formalnych – prośba o dostarczenie brakujących dokumentów

Jeśli czegoś brakuje, otrzymasz powiadomienie z konkretną listą. Im szybciej dostarczysz brakujące dokumenty, tym szybciej Twoja sprawa pójdzie do przodu.

Opiniowanie wniosku – sprawdzanie przez służby bezpieczeństwa

Na tym etapie dokumenty są sprawdzane przez różne organy. Jest to standardowa procedura, która może zająć kilka tygodni, zwłaszcza jeśli sprawa jest skomplikowana.

Analiza materiału dowodowego – ocena dokumentów pod względem merytorycznym

Urząd ocenia, czy masz wystarczające podstawy do wydania karty. Na przykład sprawdzana jest legalność pracy, potwierdzenie zamieszkania, spełnienie warunków ochrony czasowej.

Projekt decyzji

Na tym etapie sporządzany jest projekt decyzji, który czeka na podpis wojewody. Jesteś już blisko finału, ale decyzja jeszcze nie jest ostateczna.

Wniosek pozostawiony bez rozpoznania

Jeden z niebezpiecznych statusów. Najczęściej pojawia się, jeśli wniosek jest niekompletny i nie został uzupełniony na czas.

Decyzja pozytywna – zgoda na wydanie zezwolenia

Twój wniosek został zatwierdzony, ale karta nie jest jeszcze gotowa.

Decyzja negatywna – odmowa

Jeśli otrzymałeś/aś odmowę, ważne jest, aby od razu poznać jej przyczynę. Czasami można złożyć odwołanie lub dowiedzieć się, jakie dodatkowe dokumenty należy dostarczyć.

Oczekiwanie na dowód opłaty za kartę pobytu

Na tym etapie urząd wojewódzki czeka na potwierdzenie, że opłaciłeś/aś wydanie karty. Zazwyczaj jest to około 100 zł, a opłata jest wymagana przed rozpoczęciem drukowania.

Personalizacja dokumentu – karta w druku

Twoje dane zostały już wprowadzone, karta jest w trakcie druku i przygotowania. Zwykle trwa to kilka dni.

Karta pobytu przygotowana do odbioru

Finałowy etap! Możesz odebrać kartę osobiście w urzędzie. Nie zapomnij zabrać paszportu i potwierdzenia opłaty.

Standardowe terminy oczekiwania na kartę pobytu a rzeczywistość opóźnień

Na papierze wszystko wygląda całkiem znośnie: zgodnie z prawem urząd wojewódzki powinien rozpatrzyć wniosek o kartę pobytu w ciągu 3-6 miesięcy, a samo drukowanie karty zajmuje tylko 2-4 tygodnie. Teoretycznie więc po pół roku dokument powinien być w Twoich rękach.

Ale życie szybko weryfikuje te terminy. Wielu cudzoziemców dzieli się historiami, że realne oczekiwanie przeciąga się do ośmiu, dziesięciu, a nawet dwunastu miesięcy. Zdarzają się przypadki, gdy ludzie czekają na decyzję ponad rok – i niestety nie jest to rzadkość.

Skąd takie opóźnienia? Przyczyn jest kilka:

• jeśli w pakiecie dokumentów znajdą się błędy lub brakuje dokumentów, sprawa automatycznie „zawisa”;
• urzędy wojewódzkie są dosłownie zalane wnioskami, zwłaszcza w dużych miastach;
• składanie wniosku pocztą często spowalnia proces, ponieważ mija dodatkowy czas, zanim zostaniesz wezwany/a na odciski palców.

Do czego to prowadzi? Konsekwencje bywają nieprzyjemne. Najbardziej oczywistą jest niemożność swobodnego wyjazdu za granicę: bez ważnej karty pobytu można stracić prawo do powrotu. Pracodawcy również nie zawsze są gotowi czekać w nieskończoność: niektórzy kończą współpracę, aby nie naruszać przepisów.

Praktyczne porady podczas oczekiwania na kartę pobytu

Pracuj legalnie

• Jeśli masz stempel w paszporcie (pieczątka potwierdzająca złożenie wniosku), automatycznie uprawnia Cię on do pobytu w Polsce i pracy aż do momentu otrzymania decyzji.
• Dla obywateli Ukrainy obowiązuje specustawa: jeśli wjechałeś/aś po 24 lutego 2022 roku, Twój pobyt i prawo do pracy są automatycznie przedłużone do marca 2026 roku. Pracodawca może Cię zatrudnić na podstawie numeru PESEL UKR.

Rada: zawsze sprawdzaj, aby w umowie o pracę był wskazany prawidłowy status prawny (np. praca na podstawie specustawy lub „stempla”). Pomoże to uniknąć problemów w przyszłości.

Podróże zagraniczne

• Ze stemplem lub tylko ze złożonym wnioskiem lepiej nie wyjeżdżać poza strefę Schengen. Istnieje ryzyko, że przy powrocie nie zostaniesz wpuszczony/a z powrotem, ponieważ karta pobytu nie jest jeszcze gotowa.
• Wyjątek: osoby posiadające ważną wizę lub kartę pobytu innego kraju UE – wtedy wjazd jest możliwy.
• Jeśli sytuacja jest krytyczna (np. rodzina za granicą), można spróbować uzyskać w urzędzie tymczasowy dokument dla podróży.

Pilnuj dokumentów

• Sprawdzaj pocztę tradycyjną i e-mailową – urząd zazwyczaj wysyła pisma o konieczności uzupełnienia dokumentów. Jeśli przegapisz termin – sprawa może zostać zamknięta.
• Jeśli zmieniłeś/aś adres, koniecznie powiadom urząd. W przeciwnym razie pismo trafi na stary adres, a Ty nawet się o tym nie dowiesz.

Co zrobić, jeśli długo nie wydają karty pobytu?

Kiedy oczekiwanie się przedłuża i nie ma żadnych wieści z urzędu wojewódzkiego, wiele osób zaczyna się denerwować – co jest całkowicie naturalne. Na szczęście polskie prawo przewiduje instrumenty, które pozwalają „ponaglić” urzędników do pracy.

Ponaglenie

Pierwszym krokiem jest tak zwane ponaglenie. W istocie jest to oficjalne przypomnienie, które składa się do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców w Warszawie. W dokumencie wskazujesz, że Twoja sprawa trwa zbyt długo i prosisz o przyspieszenie jej rozpatrzenia. Czasami to wystarczy, aby sprawa ruszyła z miejsca.

Skarga na bezczynność

Jeśli ponaglenie nie pomogło, istnieje poważniejszy instrument – skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Sąd może zobowiązać wojewodę do rozpatrzenia Twojego wniosku w określonym terminie.

Warto pamiętać: masz legalne narzędzia ochrony – od złożenia ponaglenia po skargę do sądu administracyjnego.

Dla obywateli Ukrainy obowiązuje szczególna zasada: do marca 2026 roku terminy rozpatrywania spraw są faktycznie „zamrożone” na mocy specustawy, i przyspieszenie procesu oficjalnymi metodami nie będzie możliwe.