Umowa B2B w Polsce – szablon do pobrania, jak i kto może ją sporządzić

W tym artykule przeanalizujemy, czym jest umowa B2B w Polsce, jak prawidłowo ją zawrzeć, jakie istnieją ryzyka i jak chronić siebie i swój biznes. Oczywiście, będziesz mógł również pobrać gotowy wzór umowy B2B w języku polskim. Jeśli chcesz pracować uczciwie, bezpiecznie, a przy tym zachować elastyczność – ta informacja jest dla Ciebie.

Czym jest B2B i po co Ci to?

B2B to umowa między dwoma podmiotami gospodarczymi: Twoim i firmą zlecającą. To nie jest umowa o pracę, gdzie jest stałe wynagrodzenie, urlop i zwolnienia lekarskie. Umowa B2B podlega pod Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy, dlatego wiele znanych „gwarancji” pracowniczych tutaj nie obowiązuje.

Umowy B2B w Polsce nie są wprost wymienione w przepisach, ale opierają się na postanowieniach Kodeksu cywilnego (art. 353¹ k.c.) i są zawierane jako umowa zlecenia lub umowa o dzieło. Przy tym zawsze należy uwzględniać art. 22 §1¹ Kodeksu pracy, który chroni pracownika przed fikcyjnym samozatrudnieniem.

Ważne różnice między B2B a umową o pracę

Przesuń w lewo

Zanim podpiszesz umowę B2B, zastanów się: czy jesteś gotów/gotowa prowadzić własną księgowość, płacić podatki i ponosić pełną odpowiedzialność za rezultat? B2B daje wolność, ale wraz z nią wiąże się więcej ryzyk.

Dla kogo B2B jest korzystne, a dla kogo nie

Kiedy rozważasz B2B, ważne jest, aby szczerze ocenić, dla kogo jest to naprawdę odpowiednie, a kto powinien szukać innego formatu współpracy.

Jeśli jesteś wykonawcą:

• Sam ustalasz cenę za swoje usługi i potencjalnie zarabiasz więcej niż na standardowym etacie.
• Możesz pracować gdziekolwiek i kiedykolwiek — w domu, w kawiarni, w Polsce lub za granicą.
• Koszty sprzętu, internetu, transportu czy biura możesz odliczać i obniżać podatki.

Minusy: brak płatnego urlopu i zwolnień lekarskich, pełna odpowiedzialność za własne błędy, więcej formalności, niższe przyszłe świadczenia socjalne.

Jeśli jesteś zleceniodawcą:

• Mniejsze koszty zatrudnienia: nie trzeba płacić wszystkich podatków i składek ZUS za pracownika.
• Elastyczność w projektach: łatwo zatrudnić na 3 miesiące lub na jeden projekt, bez długotrwałych procesów zwalniania.
• Mniej formalności i sprawozdawczości – wszystko jest prostsze.

Zobacz podobne:
Oferujemy wzór CV do skutecznego ubiegania się o pracę w Polsce

Minusy: ryzyko, że urząd skarbowy lub sąd przekwalifikuje umowę na umowę o pracę, co będzie wiązało się z koniecznością zapłaty kar i zaległych składek.

Rada: Zawsze sprawdzaj umowę z prawnikiem lub przynajmniej doświadczonym księgowym. To kosztuje, ale w przyszłości może zaoszczędzić dziesiątki tysięcy.

Jeśli szukasz stabilności, płatnego urlopu i „zabezpieczenia” ze strony pracodawcy – lepiej rozważyć umowę o pracę.

Gotowy wzór umowy B2B w języku polskim do pobrania

Poniżej znajdziesz gotowy, uniwersalny wzór umowy B2B w języku polskim. Szablon ten można wykorzystać jako podstawę do współpracy z firmami, uzupełniając go o niezbędne szczegóły dotyczące konkretnego projektu.

Przykładowa gotowa umowa B2B – kliknij i pobierz umowę w formacie PDF

Kluczowe elementy dobrej umowy B2B

Oto, na co warto zwrócić uwagę przy sporządzaniu dobrej umowy B2B.

Preambuła (Strony umowy)

• Wyraźnie określ strony: pełne dane rejestracyjne – nazwa firmy, adres, NIP i REGON.
• Sprawdź, czy umowę podpisuje osoba upoważniona. Można to zweryfikować w KRS lub CEIDG. Nie można podpisywać „kota w worku”.

Istotne warunki umowy (Essentialia negotii)

• Zakres prac i kryteria odbioru: określ konkretnie, co masz zrobić i według jakich kryteriów praca zostanie odebrana.
• Wynagrodzenie: ustal kwotę (netto czy brutto), terminy i sposób płatności. Koniecznie zapisz kary za opóźnienia w płatnościach – to Cię ochroni.

Dodatkowe warunki umowy (Accidentalia negotii)

Prawa autorskie i własność intelektualna

• Przeniesienie praw autorskich musi mieć formę pisemną.
• Jasno określ, gdzie i jak zleceniodawca będzie mógł wykorzystywać Twoją pracę.

Zakaz konkurencji

• Musi być konkretny: branża, terytorium, okres obowiązywania.
• Pamiętaj: w umowie B2B nie ma automatycznego odszkodowania za zakaz konkurencji po zakończeniu współpracy – jeśli chcesz odszkodowania, musisz to osobno zapisać w umowie.

Poufność (NDA)

• Koniecznie określ, jakie informacje są tajne i jak długo obowiązuje zobowiązanie do ich nieujawniania.

Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy

• To dwie różne rzeczy z różnymi konsekwencjami.
• Okres wypowiedzenia ustalasz samodzielnie w umowie – nie ma standardowej zasady.

Siła wyższa (force majeure)

• Określ, jakie zdarzenia zwalniają strony z odpowiedzialności (np. klęski żywiołowe, wojna, przerwy w dostępie do internetu).

Zobacz podobne:
Program „Nowy Start” – jak otrzymać dotację w wysokości 17 tysięcy złotych

Odpowiedzialność i kary umowne

• Można ograniczyć odpowiedzialność do konkretnej kwoty.
• Przemyśl kary za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy – to ochroni zarówno Ciebie, jak i zleceniodawcę.

Rada dla Ciebie:

Przed podpisaniem dokładnie przeczytaj każdy punkt. Jeśli czegoś nie rozumiesz — dopytaj lub skonsultuj się z prawnikiem. Dobrze sporządzona umowa B2B oszczędza pieniądze i nerwy w przyszłości.

Podatki i składki ZUS przy umowie B2B w Polsce

Jeśli pracujesz na B2B, wszystkie podatki i składki to Twoja odpowiedzialność. Wysokość i zasady opłacania składek są określone w Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887), a podatki reguluje m.in. Ustawa o VAT (z progiem zwolnienia 200 000 zł).

Na co się decydujesz

• PIT i VAT – sam obliczasz i płacisz.
• ZUS – składki społeczne i zdrowotne również są po Twojej stronie.

Formy opodatkowania

W Polsce jest kilka systemów – wybierasz ten, który Ci odpowiada:

• Skala podatkowa – standardowa stawka zależna od dochodu, im więcej zarabiasz, tym wyższy procent.
• Podatek liniowy – stałe 19%, wygodne, jeśli masz wysokie dochody i nie chcesz zależeć od progów podatkowych.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – procent od przychodu jest stały, odpowiedni dla określonych zawodów.

Ulgi dla nowych przedsiębiorców

• Ulga na start – przez pierwsze 6 miesięcy prawie żadnych składek społecznych, tylko składka zdrowotna.
• Preferencyjny ZUS – przez następne 24 miesiące składki są niższe od standardowych.
• Ważne: jeśli umowę B2B zawierasz z byłym pracodawcą, te ulgi nie obowiązują.

Co można wliczyć w koszty

Aby płacić niższe podatki, uwzględniaj wydatki, które są rzeczywiście związane z pracą:

• Komputer, smartfon, oprogramowanie, sprzęt.
• Wynajem biura lub coworkingu.
• Kursy, szkolenia, seminaria, podnoszenie kwalifikacji.

Rada: prowadź ewidencję przychodów i kosztów od pierwszego dnia działalności. Dzięki temu nie pogubisz się i będziesz mógł spokojnie co miesiąc obliczać podatki.

Przejście z umowy o pracę na B2B – co trzeba wiedzieć

Wiele osób myśli: „Rzucam etat, przechodzę na B2B – będzie więcej pieniędzy i wolności”. Ale tutaj są swoje niuanse i pułapki, o których lepiej wiedzieć z góry.

Kiedy warto rozważyć przejście

• Zależy Ci na wyższych dochodach i elastyczności – chcesz pracować na własny rachunek, wybierać projekty i klientów.
• Szczególnie aktualne dla specjalistów na poziomie Middle i Senior w branży IT, marketingu i konsultingu.

Kroki formalne

1. Rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG.
2. Rejestracja w ZUS i, w razie potrzeby, jako płatnik VAT.
3. Wybór formy prowadzenia księgowości – prosta księgowość online, księgowy-freelancer lub biuro rachunkowe.

Fikcyjne samozatrudnienie – jak się nie dać złapać

Fikcyjne samozatrudnienie ma miejsce, gdy formalnie założyłeś działalność, ale faktycznie pracujesz tylko dla jednego pracodawcy, wykonując te same obowiązki co wcześniej.

Organy kontrolne sprawdzają:

• Czy pracujesz pod kierownictwem?
• Czy pracujesz w określonym czasie i miejscu?
• Czy wykonawca ponosi ryzyko gospodarcze?

Jeśli występują wszystkie cechy stosunku pracy, umowa B2B może zostać przekwalifikowana na umowę o pracę.

Czym grozi błąd

• Grzywny dla Ciebie i dla firmy.
• Zaległe składki ZUS i podatki trzeba będzie uregulować z mocą wsteczną.
• Może pojawić się konieczność przeliczenia dochodu i zapłaty dodatkowych podatków.

Jeśli planujesz przejście, przemyśl klientów, projekty i obowiązki, aby nie pracować jak na etacie dla jednego zleceniodawcy. I lepiej od razu skonsultować umowę z prawnikiem – to zaoszczędzi Ci mnóstwo nerwów i pieniędzy.

Jak rozwiązać umowę B2B

Pracując na B2B, prędzej czy później może pojawić się pytanie: jak bezpiecznie zakończyć współpracę. Ważne jest, aby wiedzieć, że istnieje kilka sposobów, a każdy z nich ma swoje niuanse.

Porozumienie stron

Jeśli obie strony są gotowe rozstać się w zgodzie, jest to najprostsza opcja. Podpisuje się osobny dokument lub aneks do umowy, w którym określa się datę zakończenia, rozliczenia i przekazanie projektów.

Takie podejście prawie eliminuje nieporozumienia i spory.

Jednostronne wypowiedzenie umowy

Jeśli nie udało się dojść do porozumienia, możesz poinformować partnera o zakończeniu współpracy. W umowie określony jest okres wypowiedzenia – od dwóch tygodni do trzech miesięcy. Wypowiedzenie musi mieć formę pisemną.

Ten sposób działa nawet bez zgody drugiej strony, najważniejsze jest przestrzeganie terminów.

Odstąpienie od umowy

Jeśli druga strona narusza umowę – nie płaci lub nie wykonuje zobowiązań – można od niej odstąpić z powodu naruszenia. Umowę uważa się za nigdy nie zawartą, a obie strony zwracają to, co otrzymały.

Podstawy do takiego kroku muszą być określone w umowie lub zgodne z Kodeksem cywilnym.

Zawsze najpierw sprawdzaj swoją umowę – tam są zapisane terminy, tryb powiadomienia i podstawy rozwiązania. W razie wątpliwości lepiej zakończyć współpracę za porozumieniem stron – to oszczędza czas i nerwy.

Najczęstsze błędy przy rozwiązywaniu umowy B2B (i jak ich unikać)

Nawet doświadczeni przedsiębiorcy czasami potykają się przy zakończeniu współpracy B2B. Oto trzy najczęstsze błędy:

Błąd 1. Ustne wypowiedzenie

Wiele osób myśli: „Po prostu powiem i tyle”. Ale ustne ustalenia niczego nie dowodzą. W przypadku sporu druga strona może twierdzić, że umowa wciąż obowiązuje i żądać zapłaty.

Jak tego uniknąć: zawsze sporządzaj wypowiedzenie na piśmie – list, e-mail z potwierdzeniem odbioru, jakikolwiek oficjalny dowód.

Błąd 2. Nieprzestrzeganie okresu wypowiedzenia

Jeśli zdecydujesz się „szybko wyjść” i zakończyć współpracę wcześniej, niż przewiduje umowa, partner może zażądać zapłaty za pozostały okres lub nawet odszkodowania.

Jak uniknąć problemów: działaj ściśle według terminów wypowiedzenia określonych w umowie. Nawet jeśli już nie pracujesz nad projektami, warto dochować formalności – to ochroni Twoje pieniądze i reputację.

Błąd 3. Ignorowanie postanowień umowy

Czasami ludzie po prostu „pomijają” ważne punkty – na przykład dotyczące przekazania wyników pracy lub kar umownych za niewykonanie warunków. Może to skutkować karami finansowymi lub sporami sądowymi.

Jak tego uniknąć: umowa to Twój główny drogowskaz. Przed rozwiązaniem dokładnie przeanalizuj wszystkie punkty i działaj w ramach porozumienia.

Czy cudzoziemiec może zawrzeć umowę B2B w Polsce?

Dla Ukraińców obowiązuje Specustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy (art. 23), która pozwala na prowadzenie działalności gospodarczej na takich samych zasadach jak obywatele Polski, pod warunkiem posiadania numeru PESEL UKR.

Kto jeszcze może zawrzeć umowę B2B?

Należy posiadać jeden z tych dokumentów:

• Kartę stałego pobytu,
• Kartę rezydenta długoterminowego UE,
• Kartę Polaka

W takim przypadku pracodawca nie musi załatwiać dla Ciebie zezwolenia na pracę – sam występujesz jako niezależny wykonawca.

Co robić, jeśli nie posiadasz tych zezwoleń?

Jeśli bezpośrednia opcja jest niedostępna, istnieją – inkubatory przedsiębiorczości, które zatrudniają Cię formalnie, a firmy wynajmują Twoje usługi. Taki sposób pozwala na legalną pracę bez konieczności samodzielnego zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG).

Zarządzanie ryzykiem i rozwiązywanie sporów w B2B

Pracując na B2B w Polsce, lepiej od razu myśleć o ryzykach, w przeciwnym razie można wpaść w kłopoty.

Weryfikacja kontrahenta

Przed podpisaniem umowy zawsze sprawdzaj firmę. CEIDG, KRS lub Biała lista podatników VAT pomogą ustalić, czy partner naprawdę istnieje i płaci podatki.

Przykład z życia: Artem kiedyś prawie zawarł umowę z firmą, która potem zniknęła. Dobrze, że sprawdził KRS – firma była „martwa”, co zaoszczędziło mu mnóstwo nerwów i pieniędzy.

Klauzula salwatoryjna

Dodawaj do umowy Klauzulę salwatoryjną. Działa jak ubezpieczenie: jeśli jakaś część umowy zostanie uznana za nieważną, reszta umowy pozostaje w mocy.

Zabezpieczenie płatności

Jeśli obawiasz się, że mogą Ci nie zapłacić, wpisz do umowy instrumenty takie jak weksel. To nie jest straszna formalność, a realna ochrona. Jeden znajomy freelancer w ten sposób zabezpieczył swój projekt z nowym klientem – i zadziałało, pieniądze przyszły na czas.

Rozwiązywanie sporów

• Metody polubowne: spróbuj mediacji lub arbitrażu. Często udaje się dojść do porozumienia bez sądu.
• Metody sądowe: jeśli nie da się polubownie, można iść do sądu. To trwa dłużej i jest droższe, ale czasami nie ma innego wyjścia.

Wsparcie prawne

I najważniejszy lifehack: prawnik przy sporządzaniu umowy to nie luksus. Wydałem 150 euro na audyt kontraktu i zaoszczędziłem później 2000 euro na karach i nieporozumieniach.

Źródła i przydatne linki

Pamiętaj: Twoja umowa B2B zawsze musi być zgodna z przepisami Kodeksu cywilnego, a w przypadku znamion stosunku pracy – Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może ją przekwalifikować na umowę o pracę (art. 22 §1¹ Kodeksu pracy)

Kodeks cywilny (ISAP Sejm) – pełny tekst Kodeksu cywilnego, który reguluje umowy cywilnoprawne (umowa zlecenia, umowa o dzieło), na których opiera się format B2B.

Kodeks pracy (ISAP Sejm) – przydatny do zrozumienia różnic między umowami o pracę a B2B, a także do weryfikacji ryzyka przekwalifikowania.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych – ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, która opisuje składki, jakie przedsiębiorca musi płacić do ZUS.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdzie można znaleźć zasady opodatkowania przedsiębiorców według skali podatkowej lub stawki liniowej.

Ustawa o podatku od towarów i usług – ustawa o VAT, reguluje rejestrację podatników, stawki podatku i limity zwolnień (np. 200 000 zł).

gov.pl – Zakład Ubezpieczeń Społecznych – oficjalna strona ZUS z aktualnymi stawkami składek, kalkulatorami i instrukcjami dla przedsiębiorców.

Biznes.gov.pl – rządowy portal, gdzie można zarejestrować działalność gospodarczą (JDG), znaleźć instrukcje krok po kroku i oficjalne poradniki dotyczące prowadzenia działalności.