Staż pracy w Polsce dla Ukraińców – minimalny staż, jak potwierdzić

Polska, Praca
31 marca 2023, 11:59
Data aktualizacji: 22 listopada 2025, 10:00

Podziel się Facebook X / Twitter Telegram

Komentarze 0

Chcesz dowiedzieć się, jak Ukraińcy mogą zaliczyć staż pracy w Polsce i czy staż zdobyty na Ukrainie wpłynie na przyszłą emeryturę? W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy, jaki minimalny staż jest potrzebny do otrzymania polskiej emerytury, jak potwierdzić okresy pracy, skąd wziąć niezbędne dokumenty i co zrobić, jeśli część stażu została zdobyta poza Polską. Instrukcje krok po kroku, porady i aktualne przepisy – czytaj do końca!

Spis treści

Czym jest staż pracy w Polsce?

Dwa główne rodzaje stażu pracy w Polsce

Istnieje ważne rozróżnienie prawne między dwoma rodzajami stażu:

Ogólny staż pracy: Jest to suma wszystkich okresów aktywności zawodowej pracownika w ciągu jego życia, a także okresów zrównanych z nimi (np. edukacja). Wskaźnik ten jest uniwersalny i przenoszalny. Decyduje on o prawie do długoterminowych gwarancji socjalnych, przede wszystkim – o wymiarze corocznego płatnego urlopu.¹
Zakładowy staż pracy: Jest to okres nieprzerwanej pracy u konkretnego, obecnego pracodawcy. Ten rodzaj stażu ma znaczenie lokalne, ale jest kluczowy dla określenia stabilności zatrudnienia. Zależą od niego okresy wypowiedzenia umowy (okres wypowiedzenia) oraz wysokość odprawy.¹

Jak obliczany jest staż pracy w Polsce do 2026 roku?

Jakie okresy wliczają się do stażu pracy?

Umowa o pracę:

To złoty standard zatrudnienia. Każdy okres pracy na podstawie umowy o pracę wlicza się do stażu dzień w dzień. Nie ma znaczenia wymiar czasu pracy (pełny lub niepełny etat) – liczy się sam fakt istnienia stosunku pracy.
- Jednak przy pracy na kilku etatach (jednocześnie u kilku pracodawców) do ogólnego stażu wlicza się tylko jeden z tych okresów. Zapobiega to sztucznemu zawyżaniu stażu poprzez fikcyjne dzielenie zatrudnienia.

👉 Przeczytaj także:
Status UKR przedłużony do 2026, ALE… Wprowadzono surowe zasady dla 800+. Dotknie to każdego!

Nie czekaj, aż będzie za późno! Prezydent Polski podpisał ustawę zmieniającą warunki pobytu i wypłat. Przeanalizowaliśmy rozporządzenie – dowiedz się, co jest od Ciebie wymagane już teraz.

Służba w formacjach mundurowych:

Okresy służby w Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej i Wojsku Polskim są w pełni traktowane na równi ze stosunkiem pracy przy obliczaniu cywilnego stażu pracy.⁵

Okresy bezrobocia:

Czas, w którym osoba była zarejestrowana w Powiatowym Urzędzie Pracy i pobierała zasiłek dla bezrobotnych, również wlicza się do stażu.

Czy nauka wlicza się do stażu pracy w Polsce?

Tak, wlicza się. Do obliczenia stażu stosuje się sztywną tabelę, niezależną od faktycznego czasu trwania nauki (jeśli nie przekracza on standardowego). Okresy te nie sumują się; bierze się pod uwagę tylko jeden, najwyższy poziom wykształcenia.¹

Tabela 1. Przeliczanie wykształcenia na staż pracy

Poziom wykształcenia / Typ szkoły	Liczba lat wliczanych do stażu	Komentarz
Uczelnia wyższa (Studia wyższe)	8 lat	Obejmuje tytuł licencjata, inżyniera lub magistra. Uzyskanie drugiego dyplomu nie zwiększa stażu.
Szkoła policealna	6 lat	Kształcenie zawodowe po szkole średniej.
Średnia szkoła zawodowa	5 lat	Technika i licea profilowane.
Liceum ogólnokształcące	4 lata	Zwykłe świadectwo dojrzałości (matura).
Zasadnicza szkoła zawodowa	3 lata	Podstawowe kształcenie zawodowe.

Kluczowe niuanse stosowania taryfy edukacyjnej:

Zasada niesumowania: Jeśli pracownik ukończył technikum (5 lat stażu), a następnie studia wyższe (8 lat stażu), jego końcowy staż edukacyjny wyniesie 8 lat, a nie 13. System wybiera opcję najkorzystniejszą dla pracownika.
Doktorat: Okresy studiów doktoranckich mogą być zaliczone do stażu, ale nie więcej niż 4 lata i pod warunkiem ich pomyślnego ukończenia.⁶
Wpływ na urlop: Dla Ukraińca, który przybył do Polski z dyplomem licencjata, oznacza to, że automatycznie ma 8 lat stażu. Wystarczy mu przepracować (w Polsce lub na Ukrainie) tylko 2 lata, aby przekroczyć barierę 10 lat i uzyskać prawo do 26 dni urlopu.⁶

👉 Przeczytaj także:
NIE PŁAĆ PRAWNIKOM! Oto pełna lista fundacji, w których Ukraińcy w Polsce otrzymają pomoc CAŁKOWICIE ZA DARMO.

Wielu Ukraińców do tej pory nie wie, że przysługuje im bezpłatna pomoc prawna. Zebraliśmy wszystkie adresy i telefony w jednym miejscu. Dowiedz się, gdzie się zwrócić, aby rozwiązać swoje problemy, nie wydając ani złotówki.

Jak liczony jest staż przy jednoczesnej pracy i nauce?

Częstą sytuacją, zwłaszcza dla młodych specjalistów i studentów-imigrantów, jest łączenie nauki z pracą. W takim przypadku stosuje się zasadę wykluczenia dublowania. Jeśli pracownik uczy się i jednocześnie pracuje na podstawie umowy o pracę, do stażu wlicza się tylko jeden z tych okresów – ten, który jest korzystniejszy dla pracownika.¹

Przykład: Student studiuje 5 lat na uniwersytecie i przez ostatnie 2 lata pracuje na pół etatu na umowę o pracę.
Obliczenie: Po ukończeniu studiów ma wybór: zaliczyć 8 lat za dyplom LUB zaliczyć realne 2 lata pracy. Oczywiste jest, że 8 lat za dyplom jest korzystniejsze. Okres pracy w tym przypadku zostaje „wchłonięty” przez staż edukacyjny w kontekście prawa do urlopu.
- Jednak składki ZUS, opłacone za te 2 lata pracy, nie znikają i budują kapitał emerytalny.

Czego nie wlicza się do stażu pracy (wyjątki do 2026 roku)

Najbardziej bolesnym aspektem obecnego systemu jest wyłączenie popularnych form zatrudnienia ze stażu pracy. Tworzy to sytuację nierówności, którą ma naprawić nadchodząca reforma.

Umowy cywilnoprawne (Umowa zlecenia): Praca na umowę zlecenie, nawet jeśli trwa dekadami, obecnie nie wlicza się do stażu pracy przy obliczaniu urlopu. Oznacza to, że pracownik może mieć 15 lat doświadczenia na zleceniu, ale przy przejściu na umowę o pracę jego urlop zostanie naliczony jak dla nowicjusza (20 dni), jeśli nie ma innych podstaw do stażu.³
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG): Osoby samozatrudnione (B2B) są również wyłączone z systemu gromadzenia stażu pracy w obecnym stanie prawnym.⁹
Umowa o dzieło: Ten typ umowy, zorientowany na rezultat, w ogóle nie zakłada (w większości przypadków) opłacania składek społecznych, a zatem znajduje się poza systemem stażu pracy i emerytalnego.³
Urlop bezpłatny: Okres przebywania na urlopie bezpłatnym nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. To twarda zasada: czas bez wynagrodzenia to czas bez stażu.¹⁰ Wyjątki są niezwykle rzadkie i dotyczą specyficznych przypadków, np. gdy pracownik bierze urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na mocy porozumienia między firmami.

Jak uwzględniany jest urlop wychowawczy?

Szczególną uwagę należy zwrócić na urlop wychowawczy. Wbrew powszechnemu błędnemu przekonaniu, okres ten wlicza się do stażu pracy wpływającego na uprawnienia pracownicze.¹³

Podstawa prawna: Artykuł 186 Kodeksu pracy jasno mówi, że okres urlopu wychowawczego, w dniu jego zakończenia, wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Aspekt emerytalny: Od 1999 roku okres ten jest okresem składkowym, ponieważ składki za rodzica opłaca państwo. Do 1999 roku był traktowany jako okres nieskładkowy, co ma znaczenie przy obliczaniu emerytur dla starszego pokolenia.¹⁵

Reforma 2026 roku: jak zmieni się naliczanie stażu pracy w Polsce

Od 1 stycznia 2026 roku polski rynek pracy czeka transformacja. Zmiany w Kodeksie pracy, zapowiedziane przez rząd i potwierdzone przez liczne źródła, mają na celu wyeliminowanie dyskryminacji pracowników zatrudnionych na nietypowych formach umów.

Po co przeprowadzana jest reforma stażu pracy i co ona zmienia?

Głównym celem reformy jest zrównanie praw wszystkich pracujących, niezależnie od formy prawnej ich zatrudnienia. Państwo uznaje, że praca na podstawie umowy cywilnoprawnej lub prowadzenie małej firmy to taka sama praca, która powinna być uwzględniana przy określaniu doświadczenia życiowego pracownika.²

👉 Przeczytaj także:
Sekretne promocje w Biedronce: nie wszyscy je dostają! Prosta rejestracja karty Moja Biedronka (Instrukcja)

Dlaczego niektóre produkty przy kasie są nabijane taniej? Mają coś, czego Ty nie masz! Wyjaśniamy, jak w 5 minut zdobyć kartę Moja Biedronka i wreszcie przestać tracić pieniądze na każdych zakupach.

Wliczenie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, o dzieło) do stażu

Zgodnie z nowymi przepisami, okresy pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług będą w pełni wliczane do stażu pracy.¹⁶

Warunek krytyczny: Do stażu zostaną wliczone tylko te okresy, w których dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.¹⁸ Oznacza to, że wypłaty „na czarno” lub specyficzne umowy zwolnione z ZUS (np. dla studentów do 26. roku życia, jeśli przepisy w tej części się nie zmienią) mogą mieć niuanse w rozliczaniu, choć ogólna tendencja to maksymalne objęcie.

Zaliczanie stażu osób samozatrudnionych (JDG) po reformie

Rewolucyjnym krokiem jest uznanie okresu prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) jako części stażu pracy.

Ulga na start: Najważniejszym uściśleniem jest to, że do stażu wejdzie nawet okres korzystania z „Ulgi na start” (zwolnienie ze składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze 6 miesięcy działalności). Mimo braku składek w tym okresie, ustawodawca postanowił zaliczyć go do stażu pracy, aby nie karać początkujących przedsiębiorców.¹⁸
Efekt ekonomiczny: Zmiana ta pozwoli byłym przedsiębiorcom wracającym na etat ubiegać się o wyższe stanowiska, dłuższy urlop i dodatki stażowe.

Czy staż zostanie zaliczony wstecz: 24-miesięczne okno przejściowe

Najważniejsze pytanie dla milionów pracowników: czy prawo będzie działać wstecz? Tak, reforma przewiduje retroaktywność. Okresy pracy na zleceniu i prowadzenia firmy przed 2026 rokiem mogą zostać zaliczone.¹⁹

Nie nastąpi to jednak automatycznie.

Projekt ustawy przewiduje złożoną procedurę administracyjną:

Tryb wnioskowy: Pracownik będzie musiał sam zainicjować przeliczenie stażu.
Rola ZUS: Głównym organem potwierdzającym staż stanie się ZUS, który będzie wydawał odpowiednie zaświadczenia na podstawie historii opłacania składek.²
Ograniczenie czasowe: Ustanawia się okres przejściowy. Źródła wskazują na termin 24 miesięcy od wejścia ustawy w życie, w trakcie których pracownicy muszą złożyć wnioski do ZUS o potwierdzenie przeszłych okresów. Jeśli ten termin zostanie przegapiony, możliwość zaliczenia „starych” okresów może przepaść.²

Tabela 2. Porównawcza analiza naliczania stażu: Przed i Po 2026 roku

Rodzaj działalności	Regulacje PRZED 01.01.2026	Regulacje PO 01.01.2026	Uwagi
Umowa o pracę	Wlicza się	Wlicza się	Bez zmian.
Umowa zlecenia	Nie wlicza się (z reguły)	Wlicza się	Pod warunkiem opłacania składek ZUS. Możliwe przeliczenie za lata ubiegłe.
Przedsiębiorczość (JDG)	Nie wlicza się	Wlicza się	W tym okres „Ulgi na start”.
Umowa o dzieło	Nie wlicza się	Nie wlicza się	Wyjątek, ponieważ zazwyczaj nie jest oskładkowana.

Jak potwierdzić staż pracy z Ukrainy w Polsce?

Dla obywateli Ukrainy pracujących w Polsce kwestia stażu ma podwójny wymiar: uznanie przeszłego doświadczenia zdobytego w ojczyźnie oraz gromadzenie nowego doświadczenia w Polsce.

Podstawy prawne uznawania ukraińskiego stażu w Polsce

Polskie ustawodawstwo uznaje okresy pracy za granicą przy obliczaniu ogólnego stażu pracy. Kluczowym warunkiem jest udokumentowanie takiej pracy. Dla obywateli Ukrainy prawo to jest poparte zarówno wewnętrznymi przepisami polskimi, jak i umowami dwustronnymi.

Jeśli Ukrainiec przedstawi dokumenty o 2 latach pracy w Kijowie i dyplom uniwersytecki, polski pracodawca ma obowiązek zsumować te okresy ze stażem edukacyjnym (8 lat) i przyznać pracownikowi prawo do 26 dni urlopu.²⁰

Jakie dokumenty potwierdzają staż: książeczka pracy i rejestry elektroniczne

Tradycyjnie głównym dokumentem była papierowa Książeczka pracy (Trudowa knyżka). Jednak cyfryzacja na Ukrainie doprowadziła do powstania elektronicznych rejestrów PFU (Funduszu Emerytalnego Ukrainy).

Wyciągi z rejestrów: Polscy pracodawcy coraz częściej spotykają się z wyciągami z systemu elektronicznego PFU. Prawnie, jeśli dokument pozwala jednoznacznie ustalić okres pracy i fakt istnienia stosunku pracy, powinien zostać przyjęty.²³
Problem przerwanego stażu: Na początku wojny pojawiały się pytania, jak liczyć staż, jeśli ktoś uciekł, nie zwalniając się oficjalnie. Praktyka pokazuje, że pracodawcy są skłonni zaliczać tylko zamknięte okresy, potwierdzone dokumentami.²³

Czy trzeba tłumaczyć dokumenty pracownicze i jak zrobić to poprawnie?

Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), dokumenty sporządzone w języku obcym muszą zostać przetłumaczone na język polski.

Tłumaczenie przysięgłe: Inspekcja Pracy zdecydowanie zaleca (a w niektórych kontekstach wymaga) posiadania tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego, zwłaszcza w przypadku umów i dokumentów BHP.²⁴
Praktyka: Do celów wewnętrznych HR (obliczanie urlopu) wiele firm akceptuje zwykłe tłumaczenia lub nawet oryginały, jeśli pracownicy HR znają język ukraiński.
- Jednak w celu uniknięcia ryzyka podczas kontroli PIP, tłumaczenie przysięgłe kluczowych dokumentów (dyplom, książeczka pracy) jest złotym standardem bezpieczeństwa.²⁶

Staż pracy a emerytura w Polsce dla Ukraińców

Krytycznie ważne jest rozróżnienie stażu pracy (do urlopu i premii) i stażu ubezpieczeniowego (do emerytury). To dwa różne światy prawne.

Jak działa polski system emerytalny: staż i kapitał emerytalny

Współczesny system emerytalny w Polsce opiera się na zasadzie: ile uzbierałeś – tyle dostaniesz. Wysokość emerytury zależy od sumy zgromadzonych składek (kapitału) podzielonej przez średnie dalsze trwanie życia.

W tym wzorze staż sam w sobie nie wpływa bezpośrednio na wysokość emerytury. Możesz pracować 40 lat za niską pensję i otrzymać małą emeryturę, albo 15 lat za ogromną pensję i otrzymać dużą.

Minimalny staż do otrzymania emerytury minimalnej w Polsce

Staż staje się jednak decydującym czynnikiem, jeśli zgromadzonego kapitału nie wystarcza nawet na emeryturę minimalną. Państwo gwarantuje dopłatę do poziomu minimalnego, TYLKO jeśli emeryt posiada wymagany staż:

20 lat – dla kobiet.
25 lat – dla mężczyzn.²⁷

Jeśli kobieta zgromadziła kapitał na 1000 złotych emerytury, ale ma 20 lat stażu, państwo dopłaci różnicę do aktualnej emerytury minimalnej. Jeśli staż wynosi 19 lat – będzie otrzymywać swoje groszowe 1000 złotych bez dopłat.

Ważne: Do stażu emerytalnego (w przeciwieństwie do stażu pracy przed 2026 rokiem) wliczają się umowy zlecenia, jeśli były od nich odprowadzane składki.

Program „Mama 4+”: komu zalicza się staż?

Istnieje wyjątek od reguły stażowej – program rodzicielskich świadczeń uzupełniających („Mama 4 plus”). Jest on przeznaczony dla osób (głównie matek), które wychowały co najmniej 4 dzieci i z tego powodu nie mogły wypracować wymaganego stażu. W tym przypadku emerytura minimalna jest wypłacana niezależnie od stażu pracy.²⁷

Polsko-ukraińska umowa o zabezpieczeniu społecznym i zaliczanie stażu

Umowa z 2012 roku pozwala na sumowanie stażu w celu ustalenia prawa do emerytury.

Mechanizm: ZUS (Polska) i PFU (Ukraina) wymieniają się informacjami. Jeśli osobie brakuje stażu do emerytury minimalnej w Polsce, ZUS uwzględnia lata ukraińskie, aby uznać samo prawo do dopłaty lub emerytury.
Wypłaty: Każdy kraj płaci tylko za swój staż. Polska nie płaci za lata pracy na Ukrainie. Płaci tylko za lata polskie, ale fakt posiadania stażu ukraińskiego może „otworzyć drzwi” do otrzymania polskich świadczeń.²¹

Jak staż wpływa na prawa pracownicze i obowiązki pracodawcy?

Wdrożenie reformy 2026 roku i obecna sytuacja z ukraińskimi pracownikami nakładają poważne obciążenia administracyjne na pracodawców.

Ile dni urlopu wypoczynkowego w Polsce: 20 czy 26?

To najczęstsze pytanie w działach kadr.

Algorytm: (Staż za edukację) + (Staż pracy w Polsce) + (Staż pracy na Ukrainie).
Jeśli suma >= 10 lat -> 26 dni.
Jeśli suma < 10 lat -> 20 dni.

Pracodawca ma obowiązek przeliczyć urlop, gdy tylko pracownik dostarczy dokumenty. Jeśli Ukrainiec przyniósł książeczkę pracy po pół roku pracy, pracodawca musi dokonać przeliczenia i dodać dni urlopu (czasami wstecznie za bieżący rok).

Jak staż wpływa na okres wypowiedzenia

Długość okresu wypowiedzenia zależy od zakładowego stażu pracy (stażu u danego, konkretnego pracodawcy).¹

< 6 miesięcy pracy -> 2 tygodnie.
od 6 mies. do 3 lat -> 1 miesiąc.
3 lata -> 3 miesiące.

Do tego stażu, co do zasady, nie wlicza się pracy u poprzednich pracodawców ani nauki. To wyłącznie „lojalność wobec obecnej firmy”. Jednak reforma 2026 roku może na to wpłynąć, jeśli poprzednie okresy pracy na B2B dla tej samej firmy zostaną uznane za stosunek pracy (ryzyko przekwalifikowania).